Выберите несколько вариантов ответа

· шкафы и полки для хранения документов и дел;

· металлический сейф для хранения бланков, штампов, документов;

· диван или кресла;

· оргтехнику;

· рабочий стол;

· картотеку.

 

Задание 2.4 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

 

1. Как рекомендуется подбирать окраску стен, потолка и мебели?

2. Как раскладываются документы, хранящиеся в ящиках стола? Как хранятся?

3. Что экономит время, и будет препятствовать "пропаже" документов?

4. Что еще должен содержать идеальный офис помимо приемной?

5. Какие "домашние" детали не помешают секретарю?

6. Какой должна быть мебель?

7. Перечислите предметы первой необходимости в офисе.

8. Перечислите необходимую специальную литературу.

9. Перечислите, какая техника используется в работе секретаря.

Отчет по практической работе 3

«Составление плана организации рабочего дня секретаря».

1 Цель работы: изучить правила рациональной организации рабочего дня секретаря.

2 Ход работы:

 

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Проводится ли планирование совместной работы с шефом совместно?	Да, вместе уточнить содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях.
Какое наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий?	С 10 часов утра и до 12 часов. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов.
Какая рекомендуемая продолжительности ежедневной работы на ПК? Перерывы?	Не должна превышать 4 часа. Работы на мониторе 45 минут с 15-минутным перерывом.
Какие циклы имеет рабочая неделя?	Понедельник - день вхождения в рабочий ритм, не стоит начинать важные дела. Вторник и среда - наиболее продуктивные дни, к пятнице накапливается усталость.
Когда секретарь должен приходить на работу? Что необходимо сделать?	За 15 мин. до прихода руководителя, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
Что нужно сделать, получив корреспонденцию? Какие документы нужно отложить?	Ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить док-ты, требующие первоочередного решения руководителя.
Что нужно сделать с остальными документами?	Подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
Какие документы секретарь должен подобрать?	Относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять правильное решение.
Что секретарь должен брать на заметку и записывать в ежедневнике?	Даты и время проведения встреч, юбилейных торжеств, конференций и других мероприятий.
Как раскладывается поступившая корреспонденция?	В зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
Какие документы следует оставить у себя?	Необходимые для текущей информационно - справочной работы.

 

Задание 2.2

1. Описать основные правила организации рабочего дня секретаря.

· постепенное вхождение в работу;

• ритмичность труда;
• обязательное чередование труда и отдыха;

· планирование работы.

2. Составить примерную схему первой половины рабочего дня секретаря.

·  Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя, для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

· Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

· Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать..

· По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям..

· Просмотреть поступившие обзоры, приглашения, сообщения о конференциях, встречах, юбилеях и др. мероприятиях. Даты и время проведения записать в своем дневнике-календаре.

· Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

· Оставить у себя документы, необходимы для текущей информационно-справочной работы.

· Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

· Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, сделать пометки в своих записях. Отмененные мероприятия зачеркиваются.

· Передать по телефону (или лично) указания руководителя исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

· Работа с посетителями, телефонные переговоры.

· Подшивка исполненных документов в дела.

· Выполнение работ на компьютере.

· Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

3. Составить примерную схему второй половины рабочего дня секретаря.

· Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

· Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

· Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

· Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

· Наметить мероприятия на следующий день.

4. Составить примерную схему конца рабочего дня секретаря

· Просмотреть свой дневник и проинформировать отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию и т. п.).

· Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

· Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, выключить из сети технические средства.

 

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ:

1. Работа, выполняемая секретарем в течение каждого дня, условно делится на:

· повторяющуюся и неповторяющуюся;

· сложную и простую;

· срочную и несрочную.

2. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен: выберите несколько вариантов ответа

· переделать план работы на день;

· проинформировать об этом руководителя;

· во чтобы то ни было выполнить план работы на день;

· предложить вариант решения проблемы.