Отчет по практической работе 4

«Взаимодействие секретаря с руководителем. Организация работы
по обслуживанию руководителя».

1 Цель работы: научится правильно организовывать работу по обслуживанию
руководителя.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Что должно стать началом совместной работы руководителя и секретаря?	Вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю.
Если этап вводной беседы не состоялся?	Секретарю придётся самостоятельно разобраться в характере своего руководителя, стиле его работы, привычках. В результате страдает дело, усиливается вероятность ошибок и возникают отношения недоверия между руководителем и секретарем.
Должна ли секретарь наводить порядок на столе руководителя?	Да, если руководитель не против.
Как рекомендуется планировать отпуск руководителя и секретаря и руководителя?	На одно и то же время.
Какие вопросы может самостоятельно решать секретарь?	Текущие вопросы, не вызывающие сомнения

 

Задание 2.2

1. Описать, что должен рассказать руководитель секретарю во время вводной беседы?

О методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать и т. д. Важно проинформировать секретаря об основных направлениях деятельности учреждения, достижениях в отрасли. Облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой учреждения, канцелярии, с сотрудниками.

2. Описать, какие две ситуации бывают при знакомстве секретаря с руководителем?

· Руководитель испытывает способности своего секретаря наилучшим образом и дает ему широкую инициативу:

· Не хочет выявлять способности секретаря. В этом случае секретарь должен ненавязчиво и дипломатично показать руководителю свои деловые качества.

3. Описать, какие основные необходимые качества секретаря для успешной работы с руководителем?  - Такт; преданность, предусмотрительность и инициатива.

 

Задание2.3 Изучив тему, ответьте на вопрос:

 

1. Какие документы не должны передаваться на рассмотрение руководителю:

· Документы вышестоящих организаций;

· Имеющие конкретного исполнителя;

· Важные документы, касающиеся деятельности организации.

2. В общении с младшими коллегами секретарю необходимо:

Выберите несколько правильных ответов

· использовать полную форму личного общения;

· удерживать инициативу;

· оказывать знаки внимания;

· оказывать помощь и поддержку;

· опекать младшего коллегу.

3. Хороший специалист — это не тот человек, который знает все, а тот, который: -знает, где найти информацию

4. В перечне основных обязанностей руководителя уберите лишнюю:

· обработка информации;

· постановка целей и задач;

· планирование;

· подготовка и реализация управленческого решения;

· подготовка и передача документов в архив;

· контроль реализации управленческого решения.

5. Какое из требований наиболее важно в профессии секретаря:

· умение эффективно взаимодействовать с людьми

· вежливость

· создание психологического комфорта в офисе

6.  Секретарю необходимо:

· знать основные направления работы руководителя и фирмы

· знать увлечения руководителя

· знать все новости дня

7. Секретарь должен уметь:

· выбрать для руководителя важные факты и информацию

· возразить руководителю на его порицания

· самостоятельно решать все вопросы

 

 

Отчет по практической работе 5

«Подготовка командировок руководителя. Изучение особенностей
и порядка оформления документов для командировок.»

1 Цель работы: научиться организовывать командировки и оформлять документы для командировок..

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Что удостоверяет командировочное удостоверение?	Время пребывания в служебной командировке.
Какой документ необходимо заполнится первым для направления в командировку? Какая унифицированная форма?	Служебное задание (форма № Т-1).
Кем утверждается служебное задание?	Руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку
Какая унифицированная форма бланка приказа о направлении сотрудника в командировку?	Форма № Т-9.
Кем заполняется бланк приказа, кем визируется, подписывается?	Работником кадровой службы, визируется главным бухгалтером, подписывается руководителем организации.
Какая информация указывается в приказе?	Фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также цель, сроки и место командировки.
В каком случае командировочное удостоверение не выписывается?	При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте.
Сколько экземпляров командировочного удостоверения заполняется?	1экземпляр.

 

Задание 2.2

1. Изучить и описать в чем заключаются функции секретаря по подготовке к командировке руководителя?

· подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т.п.

· печатает программу командировки, с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия.

2. Какую информацию содержит предварительная программа командировки?

· дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;

· способ передвижения;

· бронирование мест в гостиницах;

· места посещения и проезд к ним;

· отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

3. Опишите перечень документов, необходимых руководителю в командировке:

· паспорт (при необходимости загранпаспорт);

· авиабилеты или железнодорожные билеты;

· командировочное удостоверение;

· служебное задание.

Задание 2.3 Заполнить командировочное удостоверение, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.