Отчет по практической работе 2

Отчет по практической работе 1

«Организация секретарской службы.»

1 Цель работы: изучить правила организации секретарской службы.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Какая основная задача секретарской службы?	Документационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.
На какие две группы разделяются все операции, выполняемые секретарем?	Документационные и организационные.
Какие операции проводятся с входящими документами?	Передача документов на рассмотрение руководству.
Что появляется на документе, переданном руководству при получении их от него?	Указания и резолюции о порядке исполнения этих документов.
Какие операции совершает секретарь при приеме документов от работников организации?	Передачу на рассмотрение руководству; изготовление документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); копирование и размножение.
Какие документы передаются работникам организации?	Поступившие от руководства с резолюциями; направляемые в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступившие после изготовления.
Какого вида контроль осуществляет секретарь?	За исполнением документов и поручений руководства
За сохранность чего отвечает секретарь?	Всех документов.
Имеет ли право секретарь давать указания работникам служб и подразделений от имени руководителя?	Да.
Какие вопросы может самостоятельно решать секретарь?	Текущие вопросы, не вызывающие сомнения

Задание 2.2

1. Изучить и описать состав документационных операций, выполняемых секретарем.

· Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

· Прием и отправка исходящих документов.

· Прием документов от работников организации: для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.

· Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления.

· Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

· Оформление и хранение документов, а также печатей и бланков.

· Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

· Обеспечение сохранности документов.

2. Изучить и описать состав организационных операций, выполняемых секретарем.

· Подготовка рабочего места руководителя.

· Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

· Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

· Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

· Подготовка служебных командировок руководства.

· Подготовка совещаний, заседаний.

· Подготовка материалов по указанию руководства.

3. Изучить и описать права секретаря.

давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений;
выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя;
самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения;
составлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя;
не принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов.
замещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время;
устанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ::

1. Секретарь должен отличаться высоким уровнем:

ü коммуникабельности

ü надежности

ü самоорганизованности

2. При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование:

ü умение организовывать свою работу

ü сохранение служебной тайны

ü специальное образование

3. Одно из основных личных качеств, которое необходимо для выработки деловых качеств:

ü любознательность

ü доброжелательность

ü умение адаптироваться

4. Внешний вид секретаря должен всегда отличаться:

ü скромностью

ü умением одеваться с учетом деловой обстановки:

ü привлекательностью

Отчет по практической работе 2

«Оснащение и организация рабочего места секретаря»

1 Цель работы: научится оснащать и организовывать рабочее место секретаря..

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Где, как правило, находится рабочее место секретаря?	В помещении, смежном с кабинетом руководителя, и называется «приемной».
В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений? На человека, работающего за компьютером?	Должна составлять не менее 4 кв. м на одного работника. 6 кв. м.
Рабочие места с мониторами должны располагаться на каком расстоянии между собой?	Не менее 1,5 м.
Каким должен быть компьютерный стул?	Обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.
Как устанавливают монитор?	На уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см.
Какой должна быть температура воздуха в помещении?	22-24 °С.
Какой должна быть влажность воздуха в помещении?	40 - 60%.
Из каких зон должно состоять рабочее место секретаря?	· основной, где находится рабочий стол с приставками и компьютером; · зоны обслуживания посетителей; · вспомогательной зоны, где располагаются шкафы, ксерокс, факс и т.д.
Что должно лежать на рабочем столе?	Только документы и справочники, необходимые в данный момент.
Как можно украсить стены?	Лучше использовать информационные стенды или таблицы с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.
Как должен падать свет?	Сверху и слева. В противном случае, нарушается правильное положение головы, что способствует развитию остеохондроза и близорукости.
Какое эмоциональное воздействие оказывают на человека цвета, которые нас окружают?	Темные тона усыпляют, а яркие - чрезмерно возбуждают.
Как влияют на работоспособность запахи?	Запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда секретаря, а запах розы - повышает.
Можно ли секретарю пользоваться духами?	Запах любимых духов хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Но действие ароматов очень индивидуально и любимые цветочные духи секретаря могут вызвать головную боль у всего офиса.