Пример повестки дня визита качества

Утро: представление в кабинете для совещаний;

9.00 – 10.00: общие пояснения руководителя подразделения относительно функциональных обязанностей подразделения и результатов выполнения этих обязанностей. Следует остановиться на выборе приоритетов, согласующихся с приоритетами предприятия, и достигнутых результатах. Темы могут быть выбраны из области качества, затрат, поставок (количество и/или время), безопасности для здоровья работников и охраны окружающей среды, а также из области разработки продукции, услуг и процессов. Последовательность представления материалов должна следовать фазам цикла управления (PDCA – планируй, делай, проверяй, действуй). Короткие вопросы и ответы будут следовать за каждым пояснением;

10.00 – 12.00: представление некоторых работ по совершенствованию и прорывам, отобранных из приоритетных действий подразделения теми людьми, в обязанность которых входит выполнение этих работ. Представление должно сопровождаться фактическими материалами, продуктами этих работ и документами, что позволит визитёрам лучше понимать рассматриваемые вопросы. Представление также должно идти последовательными шагами цикла управления. Короткие вопросы и ответы могут следовать немедленно;

Полдень: визит на рабочее место;

13.00 – 14.30: посещение визитёрами на рабочего места (офис, производственное помещение и т. д.); объяснение делового процесса с точки зрения выполнения функциональных обязанностей, показ того, как работают люди, как они пытаются улучшать свои процессы и каких результатов достигают. При этом демонстрируются фактические результаты совершенствования, документы, пересмотренные стандарты и т. д. Сразу же могут последовать короткие вопросы и ответы;

14.30 – 15.00: возвращение в кабинет для совещаний;

15.00 – 16.00: получение обратной связи от визитёров в виде их комментариев к увиденному и предложений по дальнейшему совершенствованию.

Принимающее визит функциональное подразделение должно демонстрировать:

- общие результаты бизнеса подразделения, подкрепленные фактами и данными. Они могут касаться качества, затрат (прибыли), поставок (качества и времени);

- приоритетные действия подразделения, относящиеся к ежегодной стратегии, реализация которой входит в обязанности главы подразделения. Процесс, с помощью которого работники подразделения увязывают свои приоритеты с вышестоящим приоритетом предприятия;

- примеры приоритетных действий – улучшение и прорыв, - представляемые людьми, которым поручено предпринимать эти действия;

- описание процесса бизнеса по основному направлению деятельности подразделения и выполнения повседневных операций;

- работа людей по совершенствованию на их рабочих местах.

Последовательность представления материалов должна соответствовать фазам цикла управления (PDCA). Такое систематизированное объяснение позволит исключить ненужные вопросы и облегчит их понимание визитёрами.