Номенклатура дел

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.

Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.

Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.

3. После рассмотрения руководителя документы возвращаются на регистрацию.

В журнале делают соответствующие записи.

При карточной форме регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.

Сроковые картотеки содержат 33 раздела. В первый помещают карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел имеет 31 ячейку по числу дней в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.

В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции, должны быть полностью решены.

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (краткие сведения исполнения)

В дело №01-07; Отправлен факс от 01.04.2002 № 123

Волжанина Волжанина

06.04.2003 06.04.2003

Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации (или регистрационной карточке)

Не реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов.

Справка о состоянии документов на 01.10.2003 № п/п Название документа Краткое содержание Дата, № Срок исполнения Фамилия исполнителя Состояние исполнения Причины неисполнения                 Секретарь-референт подпись И.О.Ф.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, что бы их можно было быстро найти, необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.

Все документы разделяют на группы с разными сроками хранения, составляется номенклатура дел на предприятии.

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.

Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством изучения документов.

В номенклатуру включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем, и вводится с 1 января следующего года.

Правила составления заголовков дел:

1 Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.

2 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.

Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»

«Переписка с Бизнес-банком»

«Переписка с заказчиками» и т.п.

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.

Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь индекс 04-12

04 – номер подразделения

12 – номер дела по порядку.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме

Наименование предприятия (структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Руководитель (руководитель структурного подразделения) (подпись) И.О.Фамилия 25.12.2002 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2002 № на 2003 год Индекс дела Заголовок дела (томов) Количество дел (томов) Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню Примечание 01-01 01-02 Приказы по основной деятельности Приказы по личному составу   Пост. ст. 19а 75 лет ст.19б   Секретарь-референт (подпись) И.О. Фамилия Зав. архивом (подпись) И.О. Фамилия В 2003 году заведено дел 12 (двенадцать) Секретарь-референт (подпись) И.О.Фамилия

Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения»

В графе «Примечание» проставляются отметки:

- О заведении новых дел

- О передаче дел в другие структурные подразделения

- О делах, переходящих на следующий год

- О выделении дел к уничтожению.

Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года.