2014-02-05
5765
Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения.
Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.
Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.
Предварительное рассмотрение и распределение документов это:
- отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;
- направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.
Исполнение документа предусматривает следующее:
Исполнитель знакомится с документами в день их получения.
При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).
Документы, требующие письменного ответа – исходящие:
1 Сбор и обработка информации
2 Подготовка проекта документа
3 Согласование, визирование
4 Перепечатка, подписание
5 Регистрация и отправка.
Исполнение документа предусматривает следующее:
4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.
- Проект документа согласовывается и визируется.
-Документ перепечатывается с учетом сделанных замечаний и передается на подпись руководителю.
- Документ регистрируют, снимают с контроля, передают для отправки в службу делопроизводства. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса исполнитель готовит список рассылки документа.
- Поступивший документ и копию отправленного документа подшивают в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении (реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
Внутренние документы проходят те же этапы, что и исходящие.
Документы, не требующие письменного ответа:
Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.
Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.
При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы движения:
1 Сортировка
2 Упаковка
3 Оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.
Правила отправки исходящих документов:
1 Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.
2 Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать количеству адресатов.
3 Неоформленные документы возвращаются на доработку.
4 На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.
5 Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.
6 Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.
