Формирование дел

Формирование дел – группировка исполненных документов.

Формирование дела осуществляется в соответствии с его заголовком по заранее составленной номенклатуре предприятия.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например: акты, контракты и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1 Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

2 Документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен.

3 В дело подшиваются только исполненные документы, на которых есть реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

4 Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

5 В дело помещается 1 экземпляр документа.

6 В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновики.

7 Документы разных сроков хранения, формируются в разные дела.

8 В дело формируются документы, как правило, одного года. Исключение составляют переходящие дела (учебные планы, личные дела)

9 Документы внутри дела располагаются в обратном хронологическом (нумерационном) порядке (снизу более ранние документы).

10 Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм) - отечественные скоросшиватели. Импортные позволяют подшивать в 2-3 раза больше.

Особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения:

Распорядительные документы – формируются по видам документов (приказы, постановления и т.д.), приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются в отдельные дела.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложением к ним, группируются вместе с распорядительными документами, если утверждены в качестве самостоятельного документа – в самостоятельные дела.

Документы коллегий – протоколы и принятые решения группируются в одно дело, документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, проекты решений) – в другое.

Предложения, заявления, жалобы г раждан по улучшению работы учреждения или организации формируют отдельно от обращений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема формируют отдельные тома на одну или несколько букв алфавита.

Переписка - письмо-ответ помещают после письма-запроса.

Обложка дела содержит сведения:

- Полное название организации (ЗАО «АНКЕР»)

- Наименование структурного подразделения (Секретариат)

- № дела

- Название (заголовок) дела

- Год (дата начала и окончания)

- Срок хранения.

В папках импортного производства все сведения указываются на сменном вкладыше, на корешке обложки.