Секретарь-референт

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – изучение документов с целью определения сроков их хранения и отбор документов на хранение.

Если организация сдает свои документы на государственное хранение, то проведение экспертизы будет проходить с участием работника этого архива. Если нет – то экспертиза проводится делопроизводственной службой. Такие организации имеют свой архив.

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется в организациях экспертными комиссиями (ЭК).

Формируется состав экспертной комиссии в соответствии с приказом руководителя (3-5 наиболее квалифицированных работника):

Председатель: Представитель архивного органа (зам. руководителя)

Члены комиссии: ведущий специалист

Основные функции экспертной комиссии:

- Составление номенклатуры дел;

- Проверка правильности отнесения документов к делам.

- Отбор документов на постоянное хранение в государственный архив, и временное хранение в организации;

- Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практической значимости;

- Установление и изменение сроков хранения документов.

Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Ежегодно в делопроизводстве организации проводят отбор документов на постоянное временное хранение, а так же для уничтожения.

В результате работы экспертной комиссии образуются группы документов с различными сроками хранения:

1 Постоянного хранения в государственных архивах. «Постоянно»

2 Долговременного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

- устав и учредительные документы

- по личному составу

- годовые отчеты и планы предприятия

- протоколы заседаний общего собрания и Совета директоров и т.д.

3 Временного хранения (до 10 лет) – остаются в службе ДОУ

4 ДМН (до минования надобности) – срок хранения определяет само предприятие.

5 Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Дела временного хранения не подлежат сдачи в ведомственный архив, они хранятся в службе делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов, годового баланса и отчетов) и переписка предприятия, за редким исключением, в архив не передается.

Но не выделяются к уничтожению бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если срок хранения истек.

Передача дел в архив осуществляется по описям.