Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Прежде чем сдать в архив дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полное оформление документов предполагает следующее:

- Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)

- листы нумеруют (кроме листа-заверителя и внутренней описи)

- составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)

- составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).

- Перегруппировка документов дела с января по декабрь.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, документы перегруппируются, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.

Внутренняя опись документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.

Внутренняя опись подшивается в начале дела.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 25.12.2002 Документов дела № 12 № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание   12/01 10.01.2002 О приеме на работу                 Итого ______________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Должность (подпись) И.О.Фамилия

Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив. В нем отражаются изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов).

Лист-заверитель подшивают в конце дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 28.12.2002 В дело подшито и пронумеровано ___________________ листов (цифрой и прописью) в том числе: литерные листы 10а, 10б, 12а + листов внутренней описи ___________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов Плохо читаемы Физические повреждения – разрыв и склейка 3; 10 5, 68 Руководитель ДОУ (Секретарь) (подпись) И.О.Фамилия

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела, которая содержит следующие сведения: полное наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.

Передача дел в архив производится по описям.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся группы:

- дела постоянного хранения;

- дела долговременного и хранения (свыше 10 лет);

- дела по личному составу (книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки).

Дела временного хранения (до 10 лет) в ведомственный архив не передаются и хранятся в службе ДОУ.