Личная встреча

Деловой визит и личная встреча относятся к тому типу деловых встреч, во время проведения которых коммуникация между участниками осу­ществляется в рамках интерактивной модели. Участники непрерывно во время беседы меняются ролями, становясь то источником, то реци­пиентом информации. Разговор двух людей при личной встрече при­нято считать одной из наиболее эффективных форм межличностной коммуникации, и это как нельзя лучше проявляется в сфере деловых отношений. Свойства личности, такие как искренность, умение убеж­дать, слушать и воспринимать доводы другой стороны, очень важны для успеха переговоров.

Для специалиста по связям с общественностью личная встреча, на­пример с редактором газеты, может быть гораздо эффективнее, чем десяток news-релизов, направлявшихся в адрес газеты в течение двух недель.

Вилкокс и его соавторы по книге «Паблик рилейшнз. Стратегии и тактики» приводят рекомендации главного редактора одной из влия­тельных американских газет относительно того, как специалист по свя­зям с общественностью должен готовиться к беседе с редактором и как вести себя в ходе этого разговора. Вот основные положения этих реко­мендаций:

1. По телефону попросите назначить время для встречи. Не опаз­дывайте.

2. Представьтесь и немедленно изложите цель визита. Вручите свою визитную карточку, для того чтобы ваш собеседник помнил ваше имя и название организации, которую вы представляете, во время беседы, а также для дальнейшего занесения в файл.

3. Будьте кратки и целеустремленны. Изложите планы организа­ции, суть проекта, важность его для общественности, роль, кото­рую ваш собеседник может сыграть в реализации проекта.

4. Не просите, не умоляйте. Никогда не говорите «Вы должны по­мочь нам!». Редакторы газет не любят, когда им говорят, что они должны делать.

5. Поблагодарите за время, которое вам уделили, и за возможную помощь, которая, может быть, будет оказана.

6. Уходя, оставьте письменные материалы (брошюры, факт-листы, фотографии), имеющие отношение к цели визита. Не предлагай­те просмотреть эти бумаги во время беседы, на просмотр нужно время, а оно всегда ограничено. Оставьте ваши контактные теле­фоны.

7. Еще раз поблагодарите за прием и выразите надежду, что пись­менные материалы представят определенный интерес [27, с. 497].

Совершенно очевидно, что не только во встречах с журналистами и редакторами различных средств массовой коммуникации личные встре­чи и переговоры играют огромную роль, не меньшее значение имеют личные беседы и в деловом мире. Такие мероприятия происходят посто­янно, именно поэтому ранее уже было сказано о том, как много времени они занимают у людей бизнеса. Причем такие встречи носят регуляр­ный характер как между представителями разных организаций, так и в рамках внутренней коммуникации между руководством и подчиненны­ми, начальниками разных подразделений одной организации и т. д.