Как сделать встречу участников сети максимально продуктивной?

Приведенные ниже рекомендации о том, как сделать встречу участников сети максимально организованной и продуктивной, давно используются во всем мире.

Повестка дня

Каждая встреча должна иметь повестку дня, и желательно составить черновой вариант повестки на предыдущей встрече и доработать его более подробно до начала следующей встречи. (Если повестка дня не готова заранее, необходимо посвятить 5-10 минут составлению текущей повестки дня и записать ее на большом отрывном блокноте).

В повестке дня укажите, какие темы планируется обсудить и почему, имена выступающих и регламент совещания. Кроме того, укажите характер выступления и его цель (потребуется ли ответное решение со стороны присутствующих на заседании или выступление будет носить сугубо информационных характер).

В начале встречи зачитайте повестку дня, дополните или исключите какие-то пункты в зависимости от пожеланий группы и уточните временные рамки.

Ведущий

На каждой встрече должен быть выбран председательствующий, который отвечает за динамику, организованность и соблюдение протокола совещания; вмешательство председателя требуется, когда общая дискуссия уступает место разрозненному обмену репликами между присутствующими; председатель должен внимательно следить за тем, чтобы во время дискуссии не появилось доминирующих «лидеров», а также, чтобы никого не обошли вниманием; наконец, он должен умело завершать обсуждение. Члены сети могут по очереди председательствовать на совещаниях.

Председатель совещания должен также оповещать группу, когда время, отведенное на тот или иной пункт повестки дня, закончилось или подходит к концу. После этого члены сети должны решить, продолжать ли им обсуждение в ущерб другим пунктам повестки дня или перенести дальнейшее обсуждение на следующую встречу.

Ведение протокола

На каждой встрече кто-то должен записывать основные темы дискуссий, главные вопросы, принятые решения (включая информацию о том, кто что согласился делать и к какому сроку) и проблемы, которыми группа решила заняться позже. Эти записи могут помочь членам сети восстановить ход обсуждения, напомнить о решениях или действиях, которые были предприняты, или узнать, что происходило на встрече, которую они пропустили. Вести протокол члены сети тоже могут по очереди.

Проект повестки дня следующей встречи

В конце каждой встречи составляйте проект повестки дня следующей встречи.