Работа по организации конференции, проводимая в компании с внутренней аудиторией

Глава 6 Конференция

Конференция — собрание людей, объединяемых профессией, интере­сами или общими целями, собирающихся для обмена информацией и совместного обсуждения вопросов, важных для ее участников. Соот­ветственно, на научно-техническую конференцию, где будут обсуж­даться новые открытия, технологические разработки и ноу-хау, свя­занные с высокими технологиями, соберутся люди, связанные с наукой и техникой и работающие в какой-то одной, а может быть, и разных или смежных областях науки или промышленности. Почему? Да по­тому, что конференция является одним из самых эффективных видов коммуникации, так как на нее собираются специалисты из разных го­родов и стран, привозят информацию о самых последних открытиях и идеях, предлагают свежие решения старых проблем, формулируют новые.

Прежде чем с легкостью и ожиданием больших результатов присту­пать к организации конференции, ответьте себе на 6 вопросов, затра­гивающих 6 разных сторон, связанных с проведением конференции:

1. Информативность. Что мы хотим сказать и услышать на нашей конференции? Есть ли у нас то, что заинтересует нашу целевую аудиторию?

2. Адресация. Кому мы хотим это сказать и от кого услышать? При­едут ли и те и другие? Почему они приедут?

3. Время. Когда это лучше всего сделать? Чьи интересы поставить на первое место? Наши или потенциальной аудитории?

4. Место. Где проводить конференцию? В здании своей организа­ции или в престижном конференц-зале пятизвездочного отеля в центре города? Или за городом, используя преимущество близости проживания к месту проведения конференции, — все проис­ходит в одном и том же отеле, не тратится время на ежедневный проезд к месту заседаний и обеспечиваются неограниченные воз­можности общения между участниками конференции вечером, по окончании официальных заседаний? Или (что последнее вре­мя имеет место и в России) на берегу теплого моря, чтобы кто пожелает мог и отдохнуть, и развлечься?

5. Зачем? Почему мы хотим заняться этим трудным делом, органи­зацией конференции? Что мы хотим получить в результате?

6. Каким образом? Как мы надеемся реализовать свои намерения и получить искомые результаты?

Обратите внимание на взаимосвязанность первого и пятого пунктов. Вопросы относительно того, что мы хотим сказать и что услышать и получить в результате, тесно связаны между собой в содержательном плане. Как и в случаях с другими мероприятиями, проводимыми в рам­ках связей с общественностью, при проведении конференции, деловой встречи или презентации мы всегда исходим из целей конкретного ме­роприятия, и только затем определяем его содержание.

Итак, наши первые действия до начала непосредственной работы по организации конференции состоят из выяснения следующих поло­жений:

♦ какие цели мы преследуем, организуя конференцию?

♦ какую тему в качестве основной следует предложить для дости­жения этой цели?

♦ какими средствами мы располагаем для проведения конференции, где мы возьмем дополнительные средства и каков общий бюджет этого мероприятия?

Далее следует ответить на вопрос: кто же всем этим занимается? Как правило, все обязанности по подготовке и проведению конференции ложатся на ОРГКОМИТЕТ, возглавляемый по положению и тради­ции, принятой, например, в научных и образовательных организациях в России, руководителем компании; это, как правило, ректор универ­ситета или директор научно-исследовательского института.

Оргкомитет состоит из двух комиссий — программной и организа­ционной, и в каждой имеется свой председатель. Комиссии нужны для принятия коллегиальных решений и разделения обязанностей и от­ветственности между членами комиссий. Однако ответственность за удачу или провал всей конференции всегда ложится на плечи ее главного ответственного лица — председателя оргкомитета конференции. Тем не менее ему не следует в своем поведении придерживаться фор­мулы: «Успех — это мои заслуги, провал — из-за них (остальных чле­нов оргкомитета)».

Чем занимаются комиссии оргкомитета и что входит в обязанности их членов?

Программная комиссия:

♦ разрабатывает и утверждает программу конференции, включая пленарные и секционные заседания;

♦ ведет переговоры с докладчиками всех уровней для всех дней пле­нарных и секционных заседаний;

♦ предлагает кандидата для приглашения его в качестве почетного гостя с правом выступления с первым основным докладом на от­крытии конференции (это обычно или очень известный ученый с мировым именем, или столь же известная величина из мира по­литики — все расходы по его приезду, проживанию, питанию и развлечениям ложатся на организаторов конференции; обычно такой гость уезжает на следующий день, задолго до окончания конференции).

Организационная комиссия:

♦ определяет бюджет конференции;

♦ отвечает за подготовку всей печатной продукции (приглашения, программа, различный раздаточный материал, причем не старайтесь экономить ни на качестве, ни на количестве печатных материалов);

♦ обеспечивает проведение конференции всеми необходимыми (по требованию докладчиков) техническими средствами.

Разберем в качестве примера возможные цели проведения научно-технической конференции:

1. Распространение знаний, информация о научных достижениях и открытиях.

2. Подведение итогов работы научного направления или школы, ка­федры.

3. Чествование ученого, приуроченное к юбилейной дате.

4. Реклама и продвижение новой продукции на рынок и многое другое.

Причины организации конференции иногда могут совпадать, а иног­да и не совпадать с целями ее проведения. Вот несколько возможных причин.

1. Обмен опытом — «У нас есть что рассказать, хотим узнать, как обстоят дела у других».

2. Проверка собственных позиций, взглядов, надежности результа­тов экспериментов.

3. Приглашение на работу новых перспективных сотрудников из чис­ла присутствующих докладчиков.

4. Поиск инвесторов для финансирования перспективных разработок.

Основная тема конференции обязательно отражается в ее названии, а содержание всех докладов, указанных в программе, должно всегда работать на эту тему. Например, если цель конференции, проводимой учебным или научным учреждением, — поиск инвесторов, значит ос­новная тема конференции — новые технологии или разработки, тре­бующие больших вложений для внедрения их в широкое производ­ство. Это означает, что в каждом выступлении должна присутствовать позитивная часть, являющаяся результатом выполненной работы, и хорошо продуманные перспективы ее дальнейшего развития.

Что обеспечивает успешность проведения конференции?

1. Выбор актуальной темы.

2. Приглашение в качестве докладчиков известных ученых; лиц, за­нимающих ведущее положение в своей области экономики; моло­дых, перспективных разработчиков и практиков — лиц, наилуч­шим образом способных раскрыть тему конференции.

3. Аудитория — правильный подбор участников конференции, точ­ная адресация темы и содержания докладов.

4. Правильный выбор места для проведения конференции, обеспе­чивающего возможность использования муниципального транс­порта и парковку для индивидуальных автомобилей, может по­ложительно влиять как на состав аудитории, так и на атмосферу, в которой проходит конференция.

5. Зал должен обеспечивать хорошую видимость и слышимость со всех мест, причем не только самого докладчика, но и всех исполь­зуемых им иллюстративных материалов, слайдов, видеофильмов и т. п. как в зале для пленарных заседаний, так и в помещениях для работы секций.

6. Время проведения конференции (время года, утренние или вечер­ние часы) и строгое соблюдение регламента (начало и окончание заседаний в соответствии со временем, указанным в программе). Жесткое соблюдение регламента ведения конференции — необходимый фактор, поскольку очень часты случаи, когда люди приез­жают, чтобы послушать один конкретный доклад, и плохо, если они пропустят его или им придется тратить время на ожидание.

7. Использование современных технических средств существенно эко­номит время, отводимое каждому докладчику, и обеспечивает при­менение качественно подготовленных иллюстративных материалов.

Некоторые рекомендации при планировании выступления на кон­ференции (для молодых и не очень опытных докладчиков):

♦ необходимо, естественно, хорошо знать свой предмет и то, зачем вы излагаете его в этой аудитории;

♦ следует четко разграничивать главные и второстепенные вопро­сы; как показывает практика, обязательно нужно иметь следую­щие разделы в докладе: введение, основная часть, поддерживаю­щие факты и детали, заключение;

♦ нужно подумать о том, какими словами начать выступление, например: «Для меня большая честь выступить в этом высо­ком собрании...», или «Дамы и господа, предыдущие доклад­чики...», или «С большим удовольствием я принял приглаше­ние участвовать...» и т. д.;

♦ необходимо уметь держать паузу (5 сек) после или перед изложе­нием самой главной идеи вашего выступления;

♦ следует быть уверенным в самодостаточности иллюстративных материалов, устное их сопровождение должно быть кратким; учти­те: таблицы с множеством цифр нерепрезентативны, их часто про­сто не видно, лучше заменить их графиками или диаграммами;

♦ нужно соблюдать регламент, точно уложиться в отведенное для вашего выступления время, так как отступление в любую сторо­ну будет не в вашу пользу.

Ожидаемые результаты проведения конференции могут быть сле­дующие:

♦ признание со стороны широкой общественности высокого уров­ня прочитанных докладов и выступлений;

♦ рекомендации к публикации материалов конференции;

♦ оформление заявок на открытия и изобретения;

♦ появление новых научных направлений и имен;

♦ создание новых научных коллективов по разработке определен­ных направлений;

♦ нахождение спонсоров.

Программный комитет занят проблемами, отвечающими на вопро­сы: что? и кто? А это означает выбор темы, докладчиков, целевой ауди­тории. Члены программного комитета рассматривают заявки на учас­тие в конференции и присылаемые тезисы, на основании чего они составляют программу конференции, как пленарных, так и секцион­ных заседаний. Персональные приглашения в качестве докладчиков лиц, представляющих наибольший научный интерес, а также главно­го почетного гостя конференции — прерогатива и обязанность членов программного комитета, а также распределение докладов по секциям и выделение наиболее значимых из них для заслушивания на пленар­ных заседаниях. Выбор времени проведения конференции — очень важный вопрос, и программный комитет уделяет ему большое внима­ние, так как следует учесть интересы и возможности всех докладчиков и гостей, в чьем участии организаторы конференции глубоко заинте­ресованы. Готовый, окончательный вариант программы передается в оргкомитет для размножения и рассылки.

Обязанности оргкомитета очень широки и разнообразны и требу­ют с самого начала четкого определения круга вопросов, которыми он должен заниматься во все периоды подготовки, проведения и подве­дения итогов конференции. Основными исполнителями в оргкомите­те являются сотрудники отдела по связям с общественностью совме­стно с представителями административно-хозяйственного управления, в том числе и бухгалтерии.

Отметим лишь наиболее значительные функции, за которые отве­чает оргкомитет:

1. Печать и рассылка всех информативных материалов по конфе­ренции, предоставленных программным комитетом. Подробные списки с адресами также готовит программная комиссия.

2. На основании данных о количественном составе участников и их статусе, полученных от программной комиссии, занимается бро­нированием номеров в гостиницах, приобретением обратных би­летов и билетов в театры и т. п. Все это делается с учетом пожела­ния участников конференции, переписку с которыми ведут члены оргкомитета.

3. Подготовка помещений для проведения в них конференции (ме­бель, специальная видео- и аудиотехника).

4. Подготовка технического персонала по обеспечению эффектив­ной работы конференции и ее секций.

5. Финансовое обеспечение всех мероприятий конференции.

6. Транспорт для встречи и отъезда участников конференции; транс­порт по городу.

7. Обеспечение питания участников конференции (прохладитель­ные напитки, кофе); прием по случаю открытия (закрытия) кон­ференции.