Образец бланка заявки

Работа с внешней целевой аудиторией

Эта работа начинается сразу, как только определена тема и сроки прове­дения конференции. Первое оповещение о конференции, первая инфор­мация о ней направляется в родственные организации и персонально лю­дям, в которых заинтересованы устроители конференции, за 1 год (или за 2, если это международная конференция). Первый блок информации содержит только сведения о теме конференции, ее название и планируе­мые сроки ее проведения, а также бланк заявки на участие в конференции.

ЗАЯВКА на участие в конференции

………………………………………………………………….

(тема конференции)

……………………………………………………………………..

(дата и место проведения)

Я................................. (Ф. И. О) желаю принять участие........................

Могу представить доклад на тему...........................................................

(на пленарном, секционном заседании)

Могу возглавить работу секции................................................................

Могу представить доклад для публикации в материалах конференции на тему

Необходимость гостиницы (класс)...........................................................

Место работы и должность.....................................................................

Необходимые адреса и контакты...............................................................

Такого рода оповещения в настоящее время очень часто распрост­раняются по электронным адресам, но тем не менее оргкомитету необ­ходимо иметь почтовые адреса для высылки программы и других ма­териалов конференции.

Полученные ответы на приглашения принять участие в конферен­ции передаются в программный комитет для подготовки программы и, в случае необходимости, для личной переписки с перспективными докладчиками.

Пригласительный билет и программа конференции высылаются заблаговременно, а тезисы и другие материалы конференции раздают­ся, как правило, при регистрации.

Встречей в аэропорту и на вокзале, а также вопросами размещения в гостинице занимаются члены оргкомитета.

С другими группами общественности и ради других целей работа­ют члены оргкомитета, если необходимо:

♦ арендовать помещение для проведения конференции;

♦ нанять транспорт для встречи и проводов, для экскурсий;

♦ арендовать помещение для вечернего приема или торжественно­го обеда по случаю открытия конференции;

♦ найти спонсоров для финансовой поддержки конференции;

♦ найти переводчиков как для синхронного перевода, так и для со­провождения иностранных гостей (VIP-персоны).

Особое значение в настоящее время приобрели вопросы безопасно­сти, и при организации мероприятий, рассчитанных на большое число участников, этому моменту должно быть уделено соответствующее внимание. Во-первых, следует рассмотреть вопрос страхования, а во-вторых, служба безопасности должна работать в течение всего перио­да проведения конференции.

В случае если заказ на организацию конференции не поручен PR-агент­ству, то всю только что перечисленную работу выполняет отдел по связям с общественностью самой организации.