Работа со средствами массовой коммуникации

Работа проводится по нескольким направлениям:

♦ общая информация (на основе news-релиза);

♦ статьи, подготовленные в организации по теме конференции (раз­дельно для широкой общественности, для профессионалов и для разных носителей);

♦ приглашение журналистов на пресс-конференцию (до проведе­ния конференции);

♦ приглашение журналистов (пресса, радио, телевидение) на от­крытие конференции;

♦ помощь журналистам в получении интервью у VIP-персон.

Бюджет. Как составление бюджета конференции, так и выполне­ние отчетности по нему — крайне сложная и ответственная работа. Обычно выделяют две основные составляющие: административные расходы и организационные расходы.

Административные расходы обычно включают следующие позиции (в том случае, если конференцию готовит отдел по связям с обществен­ностью, т. е. и в программный, и в организационный комитеты входят сотрудники компании-устроителя):

♦ жалование:

• сотрудникам, входящим в указанные комитеты, рассчитывае­мое на основе данных бухгалтерии;

• техническому персоналу за специальную подготовку помеще­ний для конференции;

♦ оплату:

• четов за электричество;

• сотрудников службы безопасности;

• почтовых расходов, телефонных переговоров;

• транспорта при поездках по делам конференции.

Организационные расходы включают:

♦ печатание и рассылку материалов конференции;

♦ плату за аренду помещения для проведения конференции;

♦ оплату оборудования зала и других помещений аудиовизуальной аппаратурой;

♦ оплату питания участников конференции (перерывы на кофе, про­хладительные напитки, торжественный обед);

♦ транспорт;

♦ страховку.

Следует учесть, что часть расходов часто покрывается за счет барте­ра. Например, если ресторан, который обеспечивает кейтеринг, может разместить свою рекламу в холлах здания, где проходит конференция, он предоставляет в качестве бартерного обмена бесплатное обслужива­ние и доставку всех заказов. Это же, кстати, относится и к некоторым средствам массовой коммуникации, которые часто оказывают инфор­мационную поддержку различного рода мероприятий в обмен на экск­люзивность получаемой информации или предоставление возможнос­ти получить интервью у VIP-персон, присутствующих на мероприятии.

Примерно по этим же правилам организуются и проводятся и так называемые симпозиумы, обычно посвященные очень серьезным научным или политическим проблемам.

Симпозиум {грен, symposion, «время, когда за пиром следует бесе­да») — в русском языке в настоящее время это слово употребляют для обозначения конференции очень высокого уровня, с глобальностью поставленных задач, часто с приглашением большого числа иностран­ных ученых и специалистов. При проведении симпозиумов большое внимание помимо основной, так называемой первой половины дня, уделяется таким видам деятельности, как личные встречи ученых раз­ных стран, посещение предприятий, экскурсии, вечерние развлечения.