Организационное проектирование

Процесс создания новой организации или совершенствования существующей не может осуществляться без предварительной подготовки проекта. Организационное проектирование как раз и предназначено для того, чтобы создать прототип или прообраз создаваемой организации или ее изменения.

В общем виде организационное проектирование – это процесс разработки организационных элементов, их связей и функциональных процессов проектируемой организации. Проектирование (от лат. projectus – брошенный вперед) есть процесс создания прототипа, прообраза возможного будущего состояния организации и предполагает описание ее технических, экономических, социальных и иных сторон.

Как следует из определений, с позиций статики проектирование – это процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, в ходе реализации которых система имела бы устойчивость, надежность и экономичность при функционировании. Для этого устанавливаются необходимые пропорции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени.

С позиций динимики организационное проектирование предусматривает разработку функциональных процессов систем, определение характера их связей внутри систем и с внешней средой, прогноз их развития.

Объектами организационного проектирования являются: организация в целом, ее структурные подразделения, организационные процессы: административный (проектируется формальная структура); инжиниринговый (технологический) – проектируется организация производственного процесса; инновационный (проектируются нововведения); функциональный (проектируются функциональные роли); деятельностный (проектируется совместная деятельность); системный (проектируются системные связи и синергетический (организационный) эффект).

Цели организационного проектирования:

· создание новой организации;

· усовершенствование существующей организации (рационализация);

· радикальное преобразование существующей организации (реорганизация).

То есть целью организационного проектирования является создание новых предприятий, фирм, новых организационных структур, механизмов и связей или реконструкции действующих, то есть, поиск наиболее эффективного сочетания организационных элементов (структуры, персонала, задач и пр.) и установления между ими наилучшего соответствия. Заново организационные системы проектируются довольно редко. Гораздо чаще проектирование связано с развитием, расширением, реструктуризацией, модернизацией, реконструкцией, диверсификацией, техническим и технологическим перевооружением действующих систем. («Диверсификация» - изменение, разнообразие, одна из форм концентрации капитала, проникновение в новые отрасли и сферы с целью превращения в многоотраслевые комплексы.

Центральная задача организационного проектирования – определение состава и необходимой численности подразделений и должностей, их функций, полномочий, связей между ними, форм и методов их осуществления, закрепление всего этого в нормативных документах.

Отсюда основные нормативные документы, отражающие итоги организационного проектирования:

1) комплект положений о подразделениях фирмы;

2) комплект должностных инструкций;

3) положение о внутриформенном планировании;

4) положение о системе оплаты труда;

5) положение о документообороте;

6) образцы кадровых документов.

Организационное проектирование тесно связано с понятием бизнес-процессов. Бизнес-процессы – это связанные цепочки хозяйственных операций. Они представляют собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, в результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Проектирование бывает типовым и индивидуальным. Типовое проектирование – это проектирование однотипных объектов по имеющемуся образцу. Индивидуальное проектирование предполагает создание индивидуального организационного проекта для конкретной организации или подразделения с учетом специфики проектируемого объекта.

Поскольку проектирование начинается «с нуля» и охватывает все направления деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой, как правило, специализированными фирмами, имеющими возможность привлекать к ней профессионалов.

Полный процесс организационного проектирования обычно включает три укрупненных этапа проектирования:

1. Предпроектный этап, включающий подготовку исходных данных. В частности, на этом этапе осуществляется комплексное обследовании объекта проектирования, постановка проблемы или задачи, разработка общей концепции проектируемой системы, формулирование технического задания, выполнение научно-исследовательских работ, определение потребности в ресурсах и т.д.

2. Техническое проектирование. На этомэтапе осуществляются выбор и принятие окончательного решения проблемы или задачи по организационному, техническому, правовому и другим видам обеспечения проектируемой организации. На основе технического задания разрабатывается технический проект

3. Рабочее проектирование. В результате выполнения этого этапа разрабатывается рабочий проект, выпускается полный комплект рабочей документации.

Процесс проектирования заканчиваются этапом внедрения организационного проекта, во время которого проводится обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, новые системы оплаты и стимулирования труда, перестраиваются производственные и управленческие структуры.

Составлению организационного проекта, если речь идет о рационализации или реконструкции, предшествует анализ внутренней среды, целями которого являются:

- глубокое изучение организации, ее проблем, сильных и слабых сторон;

- оценка ресурсов и внутренних возможностей, финансового состояния, факторов успеха, привлекательности компании;

- разработка стратегии развития потенциала и структуры, организационного механизма;

- формирование новой организационной парадигмы;

- определение желательного уровня эффективности текущей деятельности, организации и пр.

Результатом организационного проектирования является организационный проект (план организационно-технических мероприятий в виде комплекса документов).

И.И. Мазур в книге «Управление проектами» дает следующие определения проекту. В самом общем виде проект (англ. – project) – это что-либо, что задумывается или планируется, например, предприятие, организация. Проект – это некоторая задача с определенными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ её решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.

В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы, организации) определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: Проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

Итак, в нашем понимании организационные проекты – это то, что создает новые организации и изменяет существующие.

В общем случае организационный проект включает следующие разделы:

1) общее описание объекта проектирования (миссия, функции, общая структура, стоимость капитала, объемы выпускаемой продукции, численность работающих);

2) организация производства (описание процесса производства, разделение труда, организация обслуживания рабочих мест, уровень механизации и автоматизации труда, меры по безопасности и охране труда, организационные решения по подготовке производства);

3) организация управления (организационная структура управления, методы и технологии управления, коммуникации, численность и состав персонала, функциональное разделение труда, организация отдельных функций управления: планирования, маркетинга, учета и финансирования и т.д.);

4) организация взаимодействия с внешней средой (наличие договоров и договоренностей, нормы и правила взаимодействия).

Проектирование завершается проведением зкспертизы проекта. Экспертиза представляет собой окончательный вывод высококвалифицированных специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективности и пригодности к осуществлению.

Таким образом, основными документами, возникающими в результате проектирования, являются организационный проект и экспертное заключение.

К организационному проекту (плану организационно-технических мероприятий экспертами предъявляются следующие основные требования:

- перспективность, открытость для дальнейшего развития;

- системность;

- соответствие объекту проектирования;

- гибкость, динамичность, возможность приспособления к новым внешним и внутренним условиям;

- функциональность, рациональность;

- целенаправленность;

- экономичность и др.

Само организационное проектирование сводится к следующим действиям:

- системному анализу настоящей и будущей ситуации существующей организации;

- определению цели организации и критериев ее достижения;

- проектированию или уточнению функций организации, ее структуры (типа, состава и количества подразделений, численности управленческого персонала, линий взаимодействия, распределения полномочий и ответственности), что облегчает постановку задач и контроль;

- оценке эффективности будущей системы управления (обеспечение достижения целей, надежность, организованность, скорость принятия решений, их оптимальность);

- разработке правил принятия управленческих решений, должностных инструкций и регламентов для видов деятельности, имеющих устойчивый повторяющийся характер;

- разработке общей системы планирования;

- разработке системы управления персоналом;

- разработке системы мотивации (оплаты высших руководителей, персонала, денежных стимулов и поощрений);

- расчету потребности в материальных ресурсах;

- подготовке технико-экономического обоснования;

- разработке эскизного проекта, рабочего проекта, оформлению;

- внедрению результатов проектирования (частичное контрольное на отдельных участках);

- полной замене старой организации новой; становлению новой.

Проектирование осуществляется с использованием различных методов, которые дополняют друг друга.

Это следующие методы:

· метод аналогий – использование уже имеющегося опыта проектирования аналогичных организаций, аналогичных систем (например, при проектировании системы управления применение организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками по отношению к проектируемой организации);

· экпертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации с помощью опросов и оценок силами экспертов и опытных управленцев-практиков. Это позволяет выявить проблемы, «узкие места» в деятельности организации, в управлении ею и выработать рациональные рекомендации);

· метод структуризации целей предполагает разработку «дерева» целей организации и последующий экспертный анализ вариантов организационных решений с позиций их соответствия системе целей, составление карт прав и ответственности за достижение целей);

· расчетно-аналитические методы (методы организационного моделирования) состоят в построении математико-кибернетических, математико-статистических, графо-аналитических и прочих моделей распределения полномочий и ответственности в организации.