Система коллежского делопроизводства

В 1717–1720 гг. Петром I были проведены административные реформы, в результате чего была существенно изменена система государственных органов управления. Сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах.

Роль центрального административного исполнительного органа власти, формирующего государственные документы стали играть коллегии. Вместо 50-ти упраздненных приказов были созданы 12 коллегий.Соответственно, этот исторический период развития делопроизводства в России называют «коллежским». Каждая из коллегий в системе государственного делопроизводства имела свою функцию (Адмиралтейская, Военная, Судейская, Иностранных дел, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Мануфактур-коллегия и др.). Коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Структура органов государственной власти и управления в период коллежского делопроизводства показана на рис.2.

ИМПЕРАТОР

Рис.2 – Система органов власти и управления

Российской империи

В 1699 г. Петром I была введена в государственное обращение гербовая бумага. В 1700 г. была официально отменена «столбцовая» форма документа, что ускорило всеобщий переход к тетрадной форме (листовой и книжной).

Первоначально каждая из коллегий руководствовалась собственным регламентом. 28 февраля 1720 г. Петр I утвердил «Генеральный Регламент», который стал основным законодательным актом, регламентирующим работу с документами. В этом нормативном документе была впервые определена структура коллегий, их штатный и численный состав, должностные обязанности чиновников, пределы их компетенции, а также порядок организации работы с документами. Данным законодательным актом был узаконен коллегиальный принцип принятия решений. В состав коллегий стали входить канцелярии, в обязанности которых входила работа с государственными документами.

«Генеральный Регламент» установил необходимость регистрации документов, определил технологию ее ведения. Основной целью регистрации являлось обеспечение сохранности документов. При регистрации заводили четыре типа документов: А, В, C, D. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. В отдельном журнале регистрировали и исходящие документы. При передаче документов от стола к столу составляли регистры, в которых подробно записывали операцию по регистрации. Всего в коллегии вели четыре журнала регистрации: A, B – для регистрации документов вышестоящих органов, C и D – для всех остальных документов. Журнальная форма регистрации документов в некоторых учреждениях применяется до сих пор.

Генеральный Регламент ввел понятие «архив». Законченные дела в течение трех лет находились в канцелярии, а затем под расписку передавались в архив коллегии. Предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении иностранных дел и финансовый. Также Генеральным Регламентом были установлены сроки исполнения документов, нарушение которых каралось «наказанием смертным», «ссылкой на галеры», «лишением всего имения» в зависимости от силы дела или вины. Указы должны были исполняться в течение одной недели, при необходимости уточнения информации их срок увеличивали.

В период коллежского делопроизводства был изменен состав видов документов, которые определялись их соподчиненностью. В оформлении документов стали выделять отдельные реквизиты, обязательным стало проставление даты и наименования вида документа. Были введены такие обязательные реквизиты документа, как: отметка о согласовании, отметка о контроле, отметка о направлении документа в дело.

Основными видами государственных документов в период коллежского делопроизводства являлись:

1. Указы – направляли от вышестоящих органов подчиненным.

2. Рапорты и положения (составляли подчиненные и направляли вышестоящему начальству).

3. Предложения, представления и сообщения – направляли по горизонтали (из коллегии в коллегию).

4. Челобитные (позже прошения)– отправляли частные лица.

5. Протоколы — новый вид документов, появившийся в ХVIII веке.

Система коллежского делопроизводства характеризовалась: усилением законодательной регламентации всего государственного делопроизводства, формированием и закреплением единых общих административных начал работы государственных органов, значительным увеличением объемов письменных работ. Вместе с тем, российская государственная система коллежского делопроизводства в этот период оставила без изменений его бюрократическую сущность.