Основные термины и понятия. Документоведение – это научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления

Тема 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ

Документоведение – это научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ)– есть процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами. Процесс документирования управленческой деятельности включает следующие этапы:

– фиксация информации;

– создание и оформление документа;

– организация работы с документами;

– использование и хранение документов.

Термин «документационное обеспечение управления» появился в период внедрения в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» являются синонимами.

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Термин «делопроизводство» возник во второй половине ХVIII века и был образован от словосочетания слов «производство» и «дело». В то время термин «дело» обозначал вопрос, решаемый органом управления (судебный, административный), то есть термин «дело» появлялся только при разговоре о рассмотрении и решении дел. В значении совокупности документов, относящихся к определенному вопросу, термин «дело», стал употребляться значительно позже.

Основой документационного обеспечения управления служит непосредственно процесс документирования.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных материальных носителях и оформлению в соответствии с установленными правилами информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием магнитных и электронных носителей.

Результатом документирования является документ.

Документ– информация, зафиксированная на любом материальном носителе, с реквизитами, идентифицирующими ее.

В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие этапы:

1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

3. Регистрация.

4. Контроль исполнения документов.

5. Информационно-справочная работа.

6. Исполнение документов, их составление, согласование, оформление.

7. Отправка документов.

Существуют следующие формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре (канцелярии), общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: служба документационного обеспечения управления, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемых положениях (см. тема 4, п.2.5).