2014-02-02
7682
К офисным относятся следующие задачи - делопроизводство, управление, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами и между предприятиями. При этом выполняются процедуры обработки входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, подготовка документов), сбор и анализ данных, хранение поступившей информации (быстрый доступ к ней и поиск).
Для решения этих задач в состав офиса должны входить несколько компьютеров, объединенных в сеть, принтер, средства копирования документов, иногда - сканер. Программное обеспечение для решения этих задач должно включать текстовый редактор, электронные таблицы, системы управления базами данных, полезно иметь и программу составления расписаний - графика встреч, программу подготовки презентаций, коммуникационную программу для работы в сети, программу компьютерного перевода (при работе с иностранными документами).
Одним из наиболее распространенных универсальных интегрированных программных средств обработки информации в условиях компьютеризированного офиса является пакет MS Office фирмы Microsoft.
Пакет MS Office включает
- текстовый редактор Word,
- электронные таблицы Excel,
- программа презентационной графики PowerPoint,
- программа-органайзер Outlook,
- систему управления базами данных Access,
- программу разработки web-страниц FrontPage
и некоторые другие программы.
Пакет выпускается в трех основных модификациях – стандартной, профессиональной и для разработчиков.
Основные преимущества пакета MS Office
- удобный интерфейс, являющийся по - существу стандартом для Win - приложений,
- общие операции по работе с файлами (создать, открыть, сохранить, печать), по правке (отменить), операции по работе с буфером обмена (вырезать, копировать, вставить), одинаковое устройство справочного аппарата, и другие
- возможность встраивания документов, разработанных в одном из компонентов офиса, в другой, например, электронную таблицу в текстовый документ и наоборот,
- поддержка интернета, преобразование файлов в html-страницы, создание гипертекстовых ссылок,
- полная русификация пакета (кроме встроенного языка программирования VBA - Visual Basic for Application).
- Возможность создания макросов – автоматически выполняемой последовательности команд,
- Встроенный общий язык программирования VBA - Visual Basic for Application).
Инсталляция (установка) пакета на компьютер возможна несколькими способами - с гибких дисков, с компакт-диска или из сетевого сервера. Специальная программа установки setup большую часть функций выполняет автоматически - пользователь лишь меняет диски, начиная с Disk 1, и устанавливает необходимые параметры (большинство из них также назначается автоматически - по умолчанию). Пакет работает под управлением операционной системы Windows.
