Роль и задачи коммерческих служб

Организация закупок является одним из направлений коммерческой

деятельности, основная функция которой закупка и формирование ассортимента, организация хозяйственных связей с поставщиками и т.п. Самая главная задача службы – это закупка товаров, пользующихся спросом, с наименьшими затратами. Служба снабжения фирмы проводит постоянные наблюдения за рынком, изучает конъюнктуру спроса и предложения, в ней сосредотачивается информация о новых товарах, возможностях их реализации в занимаемом секторе рынка.

Руководитель службы снабжения фирмы отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, указывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.

Централизация обеспечения в рамках фирмы создает основу для рационального планирования закупок и получения экономии на транспортных перевозках и сокращении материальных запасов.

В основе формирования службы МТО и ее структуры лежат три основные принципа:

1. Функциональный;

2. Материальный (продуктовый);

3. Матричный (смешанный).

Оптимальной особенностью первой схемы организационного построения, представленной на *(см приложения рис. 2.9) является функциональная специализация подразделений, входящих в отдел МТО. Для этой схемы характерно выделение функций планирования потребностей в материально-технических ресурсах, оперативно-заготовительной работы, складирование и другое. Плановая группа изучает рынок сырья и материалов, определяет потребности предприятия в материально-технических ресурсах, оперативно-заготовительная группа осуществляет закупку сырья, материалов, других материально-технических ресурсов. Склады принимают, хранят и передают материальные ресурсы в производственные подразделения.

Деятельность всех групп координирует начальник отдела.

Для второй схемы организационного построения характерно то, что в отделах снабжения созданы материальные группы, выполняющие все функции в пределах закрепленной за ними номенклатуры материалов *(см приложения рис. 2.10).

Но третий (смешанный) принцип организационной структуры службы МТО предполагает объединение первой и второй структур. Этот принцип наиболее распространен.

Таким образом, эффективность снабженческой деятельности с точки зрения ее конечных результатов в решающей мере зависит от уровня организации работы коммерческого аппарата фирмы, который в свою очередь во многом определяется профессиональными и личными качествами управляющего по МТО. На современном этапе развития экономики эффективное управление снабжением становится залогом успешного решения проблемы производства – удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Еще совсем недавно, административно-командные методы управления приводили к тому, что коммерческая работа подменялась в основном распределенческими функциями. Сверху спускались многочисленные плановые задания. Также распределялись фонды. От работников нижестоящих звеньев требовалось лишь неукоснительное выполнение того, что было решено директорами сверху.

Организация коммерческой деятельности в современных условиях строится на основе принципа полного равноправия партнеров по поставкам товаров, хозяйственной самостоятельности поставщиков и покупателей, строгой материальной и финансовой ответственности сторон за выполнение принятых обязательств.

При переходе предприятий на полную хозяйственную самостоятельность, самофинансирование и самоуправление, с развитием предпринимательства и рыночных отношений коренным образом меняются принципы и методы коммерческой работы и формирования товарных ресурсов. В основе формирования товарных ресурсов лежит переход от централизованного их распределения к свободной продаже на биржах и ярмарках, развитие прямых хозяйственных связей с изготовителями товаров, повышение роли договоров поставки. Новые принципы формирования товарных ресурсов кардинально меняют характер, содержание и оценку работы коммерческого аппарата. Если в условиях централизованного административного управления коммерческие достоинства работника оценивались в первую очередь по его способности "выколачивать товарные фонды", то при рыночной экономике качество коммерческой работы зависит прежде всего от умения активно изыскивать товары, реализуемые в порядке свободной продаже, способствовать своей деятельностью развитию промышленных, сельскохозяйственных предприятий разных форм собственности, кооперативов, лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, материальных стимулов, интереса к изготовлению нужных для населения товаров.

Актуальной задачей коммерческого аппарата организаций и предприятий является вовлечение в товарооборот продукции предприятий-изготовителей разных форм собственности и различных организационно-правовых структур, поставщиков-посредников, граждан, занимающихся индивидуально-тру0довой деятельностью, зарубежных поставщиков и других источников.

В связи с этим необходимо расширять сферу договорных отношений с поставщиками и изготовителями товаров, повышать эффективность и действенность договоров поставки. Договоры поставки должны активно воздействовать на производство для равномерного увеличения выпуска товаров народного потребления, изготовления их из дешевого альтернативного сырья, формировать оптимальный ассортимент товаров для промышленного сектора и торговой сети.

Важными задачами коммерческой службы являются изучение и прогнозирование емкости региональных и товарных рынков, развитие и совершенствование рекламно-информационной деятельности, координация закупочной работы среди поставщиков и потребителей. Для этого необходимо широко использовать прогрессивный опыт зарубежного маркетинга, позволяющий успешно организовать коммерческую деятельность предприятий в условиях рынка.

На современном этапе коммерческая работа предприятий и организаций должна способствовать расширению сферы внешнеэкономической деятельности с использованием различных форм экономико-финансовых связей (бартер, клиринг, расчеты в свободно конвертируемой валюте и др.). Для выполнения этих задач коммерческим работникам необходимо хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, реально оценивать состояние промышленности, сельского хозяйства, производственные возможности и ассортимент изделий, вырабатываемых на промышленных предприятиях.

Для изучения поставщиков и их возможностей работники коммерческих служб должны принимать участие в работе товарных бирж, оптовых ярмарок, выставок-продаж и выставок-просмотров образцов лучших и новых изделий, следить за рекламными объявлениями по радио и телевидению, в газетах и журналах, бюллетенях спроса и предложений, за проспектами и т.п. Целесообразно посещать другие производственные предприятия (поставщиков) для ознакомления с их производственными возможностями, объемом и качеством выпускаемой продукции, принимать участие в совещаниях с работниками промышленности. Во главе предприятий, коммерческих служб должны стоять квалифицированные специалисты: товароведы-коммерсанты, экономисты-менеджеры, финансисты, хорошо знающие коммерческую работу.

Весьма актуальна задача компьютеризации процессов управления коммерческой работы по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров. Электронизация коммерческих операций позволяет создать информационную систему обработки и передачи коммерческой информации, составляющую техническую основу рыночной, маркетинговой деятельности в сфере товарного обращения.

Формирование организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта: определение места в структуре управления предприятием – установление соподчиненности и функций; распределение функций между отдельными группами и работниками.

Тема: «Содержание коммерческой деятельности»

Учебные задачи:

– изучить базовый понятийный аппарат коммерции;

– рассмотреть сущность коммерческой деятельности и основные принципы ее организации;

– познакомиться с факторами внешней и внутренней среды, определяющими тенденции и приоритеты развития коммерческой деятельности в современных условиях.

План:

1. сущность коммерческой деятельности

2. содержание коммерческой деятельности и ее характеристики как системы

3. роль в общей структуре экономических отношений

Термин "коммерция" (от лат. commercium – торговля) имеет несколько значений:

– коммерция – "торг, торговые обороты, купеческие промыслы" (Толковый словарь В.И. Даля);

– коммерческая деятельность – товарно-денежный обмен, в процессе которого товары от поставщика переходят в собственность торгового предприятия с ориентацией на потребности рыночного спроса;

– коммерческая деятельность – оперативно-организационная деятельность по осуществлению операций обмена товарно-материальных ценностей в целях удовлетворения потребностей населения и получения прибыли.

Коммерция, являясь атрибутом рынка, формируется на его принципах, выступающих теоретическим базисом и непременным условием ее развития. Производитель изготовляет товар и продает его торговому предприятию по определенной цене. В свою очередь торговое предприятие продает этот товар покупателю по цене, регулируемой рынком.

"Цель коммерческой деятельности – максимизация выгоды (дохода, прибыли). Достижение этой цели должно постоянно сопровождать весь процесс коммерческой деятельности…Гарантией реализации этих целей является содержание коммерческой деятельности…»

Структура коммерческой деятельности:

· производство продукции

· непосредственно коммерция (торговля)

· коммерческое посредничество

"Коммерческая деятельность торговых организаций и предприятий охватывает вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявления и изучения источников поступления и поставщиков товаров, организации рациональных хозяйственных связей с поставщиками, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключения договоров на поставку товаров, организации учета и контроля за выполнением поставщиками договорных обязательств"

Коммерческая работа - "…. обширная сфера оперативно-организационной деятельности торговых организаций и предприятий, направленная на совершение процессов купли-продажи товаров для удовлетворения спроса населения и получения прибыли"

Предпринимательство – это целесообразная деятельность, направленная на извлечение доходов, прибыли. Предпринимательство включает организацию предприятия в целях производства и поставки товаров на рынок, организацию финансово-кредитного учреждения, фондовой биржи и т. д.

«Коммерческое предпринимательство включает поиск, закупку конкретного товара, обеспечение его сохранности, транспортировку к месту продажи, продажу и послепродажное обслуживание"

Все внимание и средства коммерческой деятельности должны быть направлены на реализацию пожеланий и запросов покупателей (взаимодействие с рынком, ориентация на покупателя т.п.)

При закупке и поставке товаров изучается рынок, устанавливаются хозяйственные связи с поставщиками, осуществляются коммерческие операции, направленные на коммерческие сделки, заключение контрактов и товарно-денежный обмен. Торговля, удовлетворяя нужды и запросы потребителей, является конечным звеном деятельности субъектов рынка. Особая роль принадлежит коммерческой деятельности, связанной с выполнением комплекса мер по доведению товаров от производителя до покупателя.

Цели коммерческой деятельности определяют ее содержание:

– установление хозяйственных и партнерских связей с субъектами рынка;

– изучение и анализ источников закупки товаров;

– согласование связи производства с потреблением товаров, ориентированных на спрос покупателей (ассортимент, объем и обновление выпускаемой продукции);

– осуществление купли и продажи товаров с учетом рыночной среды;

– расширение существующих и перспективное развитие целевых рынков товаров;

– сокращение издержек обращения товаров.

В качестве первоочередных факторов, влияющих на деятельность торгового предприятия, выступают субъекты и объекты.

Субъекты - лица, выполняющие предпринимательские функции и принимающие коммерческие решения. Свои действия они реализуют через объекты торгового предприятия: основные производственные фонды (пассивные – здания, активные – оборудование) и товарно-материальные ценности.

Торговое предприятие, имея дело с потребительским рынком, поставляет на него товары и обеспечивает покупателей необходимой информацией: характеристики товаров, их надежность, гарантийные сроки, цены, условия продажи и т. д. От рынка предприятие получает обратную информацию: данные о конкурирующих товарах, потребностях и возможностях покупателей, объемах и темпах продажи товаров. Очевидно, что коммерческие позиции складываются под влиянием внешней и внутренней среды.

Основу внешней среды: экономические тенденции, социальная среда, покупатели и поставщики товаров, конкуренты, субъекты партнерских связей, банки, финансовые учреждения, контрольно-инспекционные органы (налоговые службы, инспекции по торговле и качеству товаров, ценам), товарные и фондовые биржи, ярмарки, выставки, действующие законодательные и нормативные акты и др.

Внутренняя среда: производственные, технические, экономические, финансовые и кадровые ресурсы, функциональные службы, товарно-материальные ценности, торгово-технологические процессы, складское хозяйство, информационно-компьютерное обеспечение и др.

Любая деятельность оправдана в том случае, если она способствует достижению поставленной цели предприятия. Задачей коммерческой деятельности является реализация целей торгового предприятия, поэтому важно правильно определить концепцию ее функционирования и развития.

Принципы организации коммерческой деятельности:

– полная самостоятельность и равноправие субъектов рынка;

– приспособляемость коммерческих функций к ситуационным изменениям рынка;

– ответственность за выполнение взятых обязательств перед партнерами по купле-продаже товаров;

– взаимодействие коммерции с маркетингом и менеджментом;

– предвидение коммерческих рисков;

– адаптация коммерческих работников к новым условиям работы;

– получение прибыли от реализуемой продукции.

Функции коммерческой деятельности:

1. Формирование коммерческой политики. Коммерческая политика - определение текущих и перспективных задач коммерческой деятельности, способов их решения. Задачи коммерческой политики: усиление влияния на рынке; выявление и заполнение новых рыночных ниш; расширение ассортиментной номенклатуры; повышение конкурентоспособности и уровня торгового обслуживания. Следует учесть, что коммерческая политика подлежит периодической корректировке с учетом изменяющихся условий внешней среды и новых возможностей торгового предприятия.

2. Комплексный подход к коммерческой работе. Отличительная особенность комплексного подхода заключается в том, что коммерческие звенья торгового предприятия должны работать как единый и слаженный механизм.

3. Управление куплей-продажей товаров. Коммерческие службы осуществляют управление закупочной деятельностью и поставкой товаров. Партнерско-деловые связи между торговым предприятием и поставщиками товаров строятся на коммерческой основе (коммерческие сделки, коммерческие операции, товарно-денежный обмен). При этом определенное значение придается инструментам маркетинга, которые используются в комплексе с коммерческими действиями.

4. Развитие рынков товаров. При изучении состояния рынка определяются мотивации покупателей на необходимые товары, платежеспособный спрос, предпосылки его роста, соотношение между спросом и предложением.

5. Адаптация коммерции к изменениям окружающей среды. Коммерция должна обладать адаптивностью и своевременно реагировать на изменяющиеся условия.

6. Обеспечение учета издержек, связанных с коммерческой деятельностью. Одной из задач коммерческой работы является сокращение затрат на операции по доведению товаров до потребителей. Отсюда вытекает необходимость учета издержек, связанных с коммерческой деятельностью.

Рисунок 1- структура коммерческой деятельности торгового предприятия при взаимодействии с внешней средой.

С этих позиций коммерческая деятельность торгового предприятия может рассматриваться как система, поскольку отмечается присутствие всех названных выше системных признаков:

1. Коммерческую деятельность представляют присущие ей элементы, взаимодействующие друг с другом: сделки, контракты (договоры), обмен, продажа, перепродажа, продвижение, распределение, потребление, информация. Перечисленные элементы обладают разным предназначением, но, взятые вместе, обеспечивают единство цели, т. е. коммерческую направленность деятельности.

2. Элементы коммерческой деятельности в установленном составе выражаются связями. Отличительным признаком является системная целостность.

3. Элементы коммерческой деятельности приобретают упорядоченность и организуются в коммерческую систему.

4. Элементы коммерческой деятельности в совокупности обладают интегративными свойствами.

Процессы и операции, происходящие в сфере коммерции, бывают двух видов: чисто торговые и производственные.

Чисто торговые (коммерческие) – это процессы, направленные на осуществление актов купли-продажи с целью получения прибыли и связанные со сменой форм стоимости.(организация коммерческих связей между продавцами и покупателями, изучение покупательского спроса на товары, сбытовая реклама, сервисное обслуживание покупателей, в том числе выполнение для них некоторых дополнительных услуг, страхование товаров при их доставке покупателям).

Производственные процессы - продолжение производства в сфере товарного обращения (доставка товаров от производителей к покупателям и потребителям, хранение, управление товарными запасами, упаковка, расфасовка, подсортировка).

Коммерческая деятельность торговых организаций и промышленных предприятиях подразделяется на: закупочную (материально-техническое обеспечение) и сбытовую.

На закупку материальных ресурсов влияют следующие факторы: свобода ценообразования, равноправие партнеров в коммерческих взаимоотношениях, конкуренция среди покупателей при выборе экономически выгодного поставщика. При осуществлении процесса закупки материальных ресурсов необходимо отслеживать динамику цен на рынке позиционирования, накладные расходы, возможности эффективной замены одних материалов на другие.

Этапы закупочной коммерческой деятельности:

– исследование рынка материальных ресурсов и организация коммерческих связей с поставщиками;

– составление плана закупок материальных ресурсов;

– организация закупок материальных ресурсов;

– ведение расчетов с поставщиками за купленную продукцию.

Сбытовая коммерческая работа является важнейшим аспектом коммерческой деятельности организации. Сбыт – это процесс реализации продукции с целью превращения товаров в деньги и удовлетворения запросов потребителей.

сбыт – это процесс, представляющий собой совокупность функций, а продажа завершает процесс сбыта, когда товар переходит в собственность покупателя.

Оперативно-сбытовая работа включает:

– разработку планов-графиков отгрузки продукции покупателям;

– приемку продукции поставщиков и отправку покупателям;

– организацию отгрузки продукции покупателям и оформление документов, связанных с отгрузкой;

– контроль за выполнением заказов покупателей и платежеспособностью клиентов.

Свобода коммерческих взаимоотношений может ограничиваться условиями внешней среды, коммерческой тайной и другими объективными факторами.

Для достижения поставленных в коммерческой деятельности задач необходимо учитывать неразрывную связь коммерции с маркетингом; гибкость коммерции, ее направленность на учет постоянно меняющихся требований рынка; умение предвидеть коммерческие риски; нацеленность на достижение конечного результата – прибыли.

Содержание концепции: "Производить нужно только то, что будет куплено", заключается в сочетании рыночной и товарной концепций, то есть в создании нужного рынку товара и потребителя в одно и то же время.

Умение предвидеть коммерческие риски является очень важным принципом для предпринимателя в сфере торговли. Риск – это степень неопределенности результата. Коммерческий риск – это возможные убытки в коммерческой работе.

Децентрализация оптового рынка привела к росту числа торговых агентов, являющихся связующим звеном между предприятиями-изготовителями и потребителями. Резко увеличилось количество оптовых предприятий, существенно изменилась их структура.

важнейшие направления научно-технического прогресса в торговле:

– совершенствование действующей торговой сети и строительство современных предприятий торговли;

– внедрение прогрессивных технологий торгового обслуживания;

– механизация и автоматизация трудоемких работ, широкое применение пакетных и контейнерных систем грузовой переработки товарных потоков;

– электронизация торговых операций, автоматизация контрольно-кассовых операций и внедрение магазинных пластиковых карт при расчетных операциях, автоматизация процессов продажи товаров и пр.

Вопросы для повторения и самопроверки:

1. Дайте определение коммерческой деятельности.

2. Какие факторы внешней среды оказывают влияние на результаты коммерческой деятельности?

3. Перечислите основные принципы коммерческой деятельности. Каким образом проявляется системность коммерции?

4. Укажите основные этапы закупочной коммерческой деятельности.

5. Раскройте содержание сбытовой коммерческой деятельности.

6. Обозначьте проблемные ситуации и причины их возникновения в сфере коммерции в современных условиях.