Microsoft Access

Данная программа является системой управления базами данных. Она предоставляет пользователю удобный инструмент для создания и редактирования баз данных различного содержания.

При работе с Microsoft Access сведения из различных источников объединяются водной реляционной базе данных.

Программа позволяет работать со следующими типами объектов:

• таблицы;
• запросы;
• формы;
• отчеты;
• макросы, модули, события.

В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, «Таблицы»). С помощью кнопок справа можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты, необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данные является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Таким образом, должны быть пройдены этапы проектирования базы данных:

• определение цели создания БД;
• определение таблиц, которые должна содержать БД;
• определение необходимых в таблицах полей;
• задание индивидуального значения каждому полю;
• определение связей между таблицами;
• обновление структуры БД;
• добавление данных и создание других объектов БД (запросы, макросы и пр.);
• использование средств анализа.

Таблицы. В базе данных, созданной с помощью среды Microsoft Access, сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц между ними уста­навливаются связи. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит данные только о товарах, а таблица «Поставщики» — только о компаниях, поставляющих това­ры. Для того чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также имеются функции проверки орфографии и печати табличных данных, фильтрации и сортировки записей. Можно изменить внешний вид таблицы или ее структуру, добавив или удалив столбцы.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Настройка таблиц также производится в режиме конструк­тора путем добавления или переименования полей, указанием типа данных, определения ключа, установки свойств поля.

Запросы. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Кроме того, запросы используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке (в виде таблицы).

Для создания запроса следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Выбранные при этом поля, тип сортировки и условия отбора определяют набор данных, который будет показан в режиме таблицы.

Для создания запросов также можно воспользоваться Мастером запросов.

В Microsoft Access существуют перекрестные запросы, которые вычисляют сумму, среднее значение, число элементов и значения дру­гих статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Формы. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом (графические элементы, поясняющий текст и пр.), хранится в макете формы.

Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.

Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.

Верхний колонтитул отображается в верхней части каждой страницы, но только при печати или в режиме предварительного просмотра.

Заголовок формы печатается в верхней части первой страницы и содержит название формы.

Область данных содержит данные из таблиц.

Отчеты. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Отчет — гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность выве­сти необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Например, сгруппировать записи по дате исполнения, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение и пр.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов), являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Так, заголовок отчета и заголовки столбцов задаются на макете отчета. Итоговые значения вычисляются также с помощью выражений, которые были за­даны на макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными при­меняются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии, для графического оформления отчета.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. Эти разделы аналогичны раз­делам формы. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных (данные из таблиц), нижний колонтитул, примечание.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись и поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде.

Для группировки записей в отчете необходимо установить свойства в окне «Сортировка и группировка».

В отчете можно создавать до 10 уровней группировки записей. Если данные группируются по нескольким полям или выражениям, то формируется несколько уровней группировки. По первому полю или выражению создается первый и самый приоритетный уровень, по второму — следующий уровень и т. д.

Макросы, модули, события. Макрос — набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, например, открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модулем называется набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модулей: модули класса (модули форм и модули отчетов) и стандартные модули. Последние содержат общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Также они могут содержать часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

Событием называется определенное действие, которое возникает в определенном объекте (или производится над этим объектом). Так к событиям относятся: нажатие кнопки мыши, изменение данных, открытие или закрытие форм и г. д. Обычно события возникают вследствие действий пользователя. С помощью соответствующих процедур обработки события или специального макроса пользователь может определить собственные желаемые отклики на события, происходящие и форме, отчете или элементе управления.

ТЕМА 7. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ИНТЕГРИРОВАННЫХ ПРОГРАММНЫХ ПАКЕТОВ; РАСПРЕДЕЛЕННОЙ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ.