2014-02-02
430
включает в себя регистрационный номер и дату документа, на кото -
рый должен быть дан ответ.
На № __ от __
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с
документом получателя письма (адресата).
14. Место составления или издания документа указывают в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам "На-
именование организации" и "Справочные данные об организа-
ции". Место составления или издания указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, оно
включает в себя только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структур-
ные подразделения, должностные или физические лица. При ад-
ресовании документа должностному лицу инициалы указывают
перед фамилией. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минсвязи России
Департамент информатизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в да-
тельном падеже, например:
Генеральному директору ЗАО "Вист"
|
|
|
A.И.Смирновой
или
ЗАО "ЛУЧ"
Главному бухгалтеру
B.М.Соловьевой
Если документ отправляют в несколько однородных организа-
ций или в несколько структурных подразделений одной орга-
низации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям предприятий
Южного административного округа
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- должность, инициалы и фамилия;
- почтовый адрес.
Например, ОАО «Профит»
Начальнику департамента кадров
А.В. Рогову
ул. Полянка, 17
Москва, 113209
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например;
Васильеву О. В.
ул. Сосновая, д.3, кв.12
г. Сосновск
Московская обл., 1402034
16. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «ГРАНД»
Личная подпись А. В.Дашков
09.10.2010
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" цен-
трировать элементы относительно самой длинной строки, на-
пример:
|
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Славнефтьконтинент"
Личная подпись А.И. Круглов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными ли-
цами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, при-
казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕ-
НО), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 01.03.2003 № 21
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО "Маяк"
от 09.11.2003 №5
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем
углу документа.
17. Резолюция, написанная на документе соответствующим
должностным лицом, включает:
· фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается испол-
нение);
· содержание поручения (при необходимости);
· срок исполнения;
· подпись и дату, например:
Васильевой С.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2003.
Личная подпись 03.03.2010
или
Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2010.
Личная подпись 25.04.2010
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, от-
ветствеиным за исполнение документа является лицо, указаноное
первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание до-
кумента. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных па бланках формата А5,
заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают
буквой "К", словом или штампом Контроль.
20. Текст документа составляют на государственном языке Рос-
сийской Федерации или на государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования призна-
ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетани-
ем с глаголом второго лица множественного числа настоящего
или прошедшего времени («имеете», «владеете». или «были»
«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подза
головки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на следующих стра-
ницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст как правило, состоит из двух частей. В первой
части указывают причины, основания, цели составления доку-
мента, во второй (заключительной) - решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распоряди-
тельную часть без констатирующей; письма, заявления
просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, указыва-
ют их реквизиты: наименование документа, наименование ор-
ганизации — автора документа, дату документа, регистрацион-
ный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то
его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.
|
|
|
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей-
ствующих на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации, текст излагают от пер-
вого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю",
"прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третье-
го лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного
числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности органи-
заций, их структурных подразделений (положение, инструк-
ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выво-
ды (акт, справка), используют форму изложения текста от
третьего лица единственного или множественного числа ("от-
дел осуществляет функции", "в состав объединения входят",
"комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу выделить");
· от третьего лица единственного числа ("министерство не воз-
ражает", "организация считает возможным").
21. Отметка о наличии приложения,
названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
В распорядительных документах сведения о наличии приложе
ний указываются в тексте.
Если документ имеет приложение не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и количество
экземпляров. При наличии нескольких приложений они нуме-
руются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Контракт от 20.07.2003 № 21/3 на 5 г. в 2 экз.
2. Акт приема работ от 15.05.2003 № 17 на 1 л. в 4 экз
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
В приложении к распорядительному документу (постановле-
нию, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положе-
нию, решению) на первом его листе в правом верхнем углу
пишут "Приложение №" с указанием наименования распоря-
дительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
|
|
|
Приложение № 1
к приказу директора ОАО 'Эра"
от 01.04.2003 № 12
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим обра-
зом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать про-
писными буквами, а также центрировать это выражение, на-
именование документа, его дату и регистрационный номер от-
носительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минатома России
от 04.05.2003 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют сле-
дующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2003 N5 1-5/17 и приложение к нему,
всего на 3 л.
22. В состав реквизита " Подпись " входят: наименование долж-
ности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наиме-
нования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи
инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор Личная подпись О.А.Рубин
или
Генеральный директор
ОАО "Партия” Личная подпись О.А.Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименова-
ние должности лица, подписавшего документ, не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Личная подпись Т.В.Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных долж-
ностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
Личная Личная
подпись А.И.Петров подпись И.Г.Орлов
При подписании документов представителями различных ор-
ганизаций их должности располагаются на одном уровне, на-
пример:
Генеральный директор Президент фонда
завода "Энергия" социальной защиты
Личная Личная
подпись И П.Трушин подпись И.С.Силаев
При подписании совместного документа первый лист оформ-
ляют не на бланке. В документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии в соответствии с распределе-
нием, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.С.Долохов Члены комиссии Личная подпись Л.И.Антонова
Личная подпись О.Р.Грошев
Личная подпись А.И.Якушев
