Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнителе

При заверении соответствия копии документа подлиннику

Согласование документа

Гриф согласования документа

состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова-
ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции

муниципального округа ^”Зюзино"

Личная подпись А.Г.Корж

00.00.2010

оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициа
лы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И.Громов

06.06.2010

Виза необходима для проверки специалистами целесообразно-
сти или своевременности составления документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют сле-
дующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись И.О.Громов

01.07.2003

Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро-
вание документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирую-
щих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на
иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную над-
пись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату
заверения, например:

Верно

Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Греф

00.00.2010

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой
по усмотрению организации.

включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
О.Г.Родионова

236 01 26

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его исполнении, или при от-
сутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется исполнителем документа или ру-
ководителем структурного подразделения, в котором исполнен
документ, например:

В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2010 № 1297.
Личная подпись 02.04.2010

содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа
(при необходимости - часы и минуты).

Вх. № 00001

Дата 08.01.2003 14:32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию
проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа

является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла
на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, ус-
танавливаемые в организации.

Например:

DOCN\ RASP\20042000.DОС

DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20042000.DOС - файл,
или менее сложный вариант:

LETTER27.DОС

(Letter- вид документа, 27 - порядковый номер письма).

Такая отметка необходима дня:

· исключения повторного ввода документа в ПК;

· быстрого поиска документа по имени файла;

· установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.