2014-02-02
699
Лекция 6.
Системы качества.
Управление документацией.
Традиционно в нашей стране управление документацией основывается на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; приказ Главархива СССР от 25 мая 1988г. № 33). Излагаемый подход базируется на опыте, воплощенном в ГСДОУ, и модифицирует этот опыт на основе идей менеджмента качества. В соответствии с терминологией стандартов серии IS0 9000:2000 далее использованы термины и понятия, приведенные в таблице 1.
Таблица 1.
| Термин | Определение |
| Документ | Информация и средства ее поддержки (носитель, идентификаторы, средства защиты). Необходимо подчеркнуть, что в соответствии c п. 4.2. IS0 9000:2000«Требования к документации» документы могут быть в любой форме или на любом типе носителя и что в п. 3:7.2.IS0 9000:2000 для определения «документ». Даны следующие примеры: бумага; магнитный носитель; электронный или оптический компьютерный диск; фотография; типовая форма. |
| Процедура | Точно определенный способ выполнения какой-либо деятельности или процесса. П р и м е ч а н и е: процедура может быть документированной и недокументированной |
| Руководство по качеству | Документ, подробно описывающий систему менеджмента качества какой-либо организации |
| План по качеству | Документ, точно определяющий, какие процедуры и связанные с ними ресурсы должны быть применены, кем и когда по отношению к точно указанному проекту, продукту, процессу или контрактy. |
| Записи | Документ, констатирующий достигнутые результаты или обеспечивающий доказательства выполнения какого-либо вида деятельности |
| Спецификация | Документ, устанавливающий требования |
| Цель существования документа | В руководстве ИСО - IS0/ТС176/SC2/N525R указываются некоторые из главных целей по отношению к документации организации: 1. Информационная связь - как инструмент для передачи информации и связи. Вид, объем и существование документации будут зависеть от характера продукции и процессов организации, степени формализации систем связи, квалификационного уровня связей в организации и организационной культуры. 2. Подтверждение соответствия - обеспечение доказательств того, что то, что было запланировано, было действительно сделано. 3. Участие в совместном владении знаниями - чтобы распространять и сохранять приобретенный опыт организации. Типичный пример – техническая спецификация, которая может быть использована как база для проектирования и разработки новой продукции |
| Потребитель документа | Физическое или юридическое лицо, использующее документ для перечисленных выше целей |
| Документация или система документации | Организованная совокупность документов определенного классификационного вида, отличающаяся от другой системы документов целями, ролью на предприятии, особенностями жизненного цикла, установленными стандартами оформления |
| Жизненный цикл | Стадии существования документа |
| Документооборот | В широком смысле - сеть процессов жизненного цикла документов организации: В узком смысле - процесс, включающий подпроцессы обработки документа на рабочих местах, подпроцессы передачи документов от одного рабочего места к другому, подпроцессы рождения исходящего документа в ответ на входящий. |
К целям управления документацией можно прибавить следующие:
· Минимизация деятельности и, как следствие, снижение расходов;
· Сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность, а учет прошлых ошибок предотвращает их повторное появление;
· Сокращение времени и повышение точности обработки информации, что должно привести к улучшению управляемости.
Указанные выше цели в значительной степени противоречат друг другу. И их взаимное решение – это нахождение своего рода компромисса при структурировании системы управления организации. Так минимизация деятельности предполагает, с одной стороны, формализацию наиболее рационального выполнения процессов в организации, а с другой стороны, минимизацию самой системы документации, для снижения затрат на поддержание её жизненного цикла. Критерии существования определяются стратегией в области документооборота - установленными целями и критериями их достижения. Ряд организаций подходит к документу как к "необходимому злу", то есть если без документа можно обойтись, без него нужно обходиться. Практика внедрения систем менеджмента качества показывает, что за исключением обязательных документов к необходимости создания документов можно подходить следующим образом: если персоналу однозначно ясно содержание его действий, то в документировании этих действий нет необходимости. Принятие решения требует проверки (эту проверку обязательно проведут и аудиторы при сертификации): на выбор опрашивают З-5 сотрудников о порядке выполнения процесса, если ответы четкие, убедительные и совпадают, то, следовательно, персоналу однозначно ясно. Если нет, то либо исполнители, либо их непосредственное руководство должны инициировать разработку документа. Однако, даже если персоналу однозначно ясно содержание его действий, процессы могут быть задокументированы с целью сохранения приобретенного опыта. Инициатором в этом случае должна была бы выступить служба качества, то есть служба, в задачи которой входит методическое, методологическое, организационное и т.п. сопровождение работ в области качества.
Поскольку документ может рассматриваться как разновидность интеллектуальной продукции, управление документооборотом может строиться в соответствии с моделью IS0 9001:2000 и включать следующие моменты:
• определение стратегии в области документооборота и определение целей, измеримых критериев достижения целей;
• управление продуктом (документом) – установление требований к содержанию и оформлению документа (шаблоны), нормоконтроль (контроль соответствия установленным требованиям);
• управление процессом ЖЦ документов (обеспечение идентификации и прослеживаемости, обеспечение информационной безопасности, управление разработкой, анализом и утверждением, управление изменениями, управление конфигурацией, управление несоответствиями, управление рассылкой, обработкой, хранением, архивированием, утилизацией);
• управление тенденциями (сбор, обработка и анализ данных о результатах нормоконтроля, несоответствиях, результативности документов, соответствия измеренных параметров процесса установленным в стратегии, включая данные о ресурсах, которые потребовал процесс документооборота, разработка и проведение корректирующих и предупреждающих действий).
К задачам управления документацией следует отнести реализацию процессного подхода к деятельности организации, т.е. требования к документу определяются конкретным (как правило, регламентируемым) процессом и требованиями к качеству для данного процесса. Следовательно, задача управления документацией начинается с идентификации и классификации сети процессов организации и классификации на их основе документов организации. Типовая классификация документов по назначению привeдена на рис. 1, классификация по стадии жизненного циклa документа - на рис. 2. Следует также установить классификацию по конфиденциальности и т.д, и т.п. В соответствии c подходом менеджмента качества документами на сoвременном этапе необходимо управлять на основе принципов, изложенных в таблице 2.
Рис 1. Пример классификации документов по назначению
