2014-02-02
1195
Таблица 2.
Роли) в организации.
Рис. 2. Пример классификации документов по стадии жизненного цикла.
| Принцип | Цель | Содержание требований |
| Системность | Интеграция в общую систему документооборота организации, включая определение иерархического уровня и взаимосвязи на вертикальном и горизонтальном уровнях | Разработать правила управления документами СМК, при этом проектировать систему документооборота как сеть взаимосвязанных документов |
| Ответственность | Документ определяет (идентифицирует) круг лиц, вовлеченных в его жизненный цикл | Формализовать степень ответственности вовлеченных лиц на стадиях жизненного цикла документа(например, отвечает, участвует, получает информацию; или руководит, проверяет, исполняет, участвует, информируется) |
| Востребованность | Документ должен существовать при наличии установленных и/или предполагаемых требований потребителей к этому документу | При разработке задания на создание или корректировку документа, а также на вывод документа из системы определить действительную потребность в нем потребителей документа. Для этого следует разработать порядок определения востребованности документа. |
| Достоверность | Поддержание взаимного соответствия содержания документа и фактического состояния дел, актуальность документа | Разработать механизмы определения степени достоверности документов, например, механизм внутренних аудитов |
| Доступность | Возможность доступа к действующей редакции документа лиц, вовлеченных в его жизненный цикл. Отказ в несанкционированном доступе | Разработать систему доступа, рассылки, изъятия и т.п. |
| Процессный подход | Достижение эффективного управления, при этом любая деятельность и соответствующие ресурсы рассматриваются как процессы | Определить потребителей и поставщиков документа, включая (их/к ним) требования. Определить потребности в ресурсах при управлении жизненным циклом документа |
| Непрерывное улучшение | Повышение качества деятельности организации | Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации |
| Идентификация | «Логистическое» управление потоками документации (поиск, обработка и т.д.). Исключение возможности непреднамеренного использования недействующих редакций документов | Разработать систему идентификации по классификационным признакам документов (в том числе: по текущей стадии его жизненного цикла, по статусу, по типу, виду и др.). Ввести постраничную идентификацию. Идентифицировать места хранения. |
| Прослежваемость | Представление данных для анализа предыстории | Определить порядок архивного хранения действующих и устаревших редакций документов |
Реализация указанных принципов, а также требований стандарта ISO 9001-2008 можно продемонстрировать на примере схем управления приводимых далее.
