Принципы управления документацией

Таблица 2.

Роли) в организации.

Рис. 2. Пример классификации документов по стадии жизненного цикла.

Принцип	Цель	Содержание требований
Системность	Интеграция в общую систему документооборота организации, включая определение иерархического уровня и взаимосвязи на вертикальном и горизонтальном уровнях	Разработать правила управления документами СМК, при этом проектировать систему документооборота как сеть взаимосвязанных документов
Ответственность	Документ определяет (идентифицирует) круг лиц, вовлеченных в его жизненный цикл	Формализовать степень ответственности вовлеченных лиц на стадиях жизненного цикла документа(например, отвечает, участвует, получает информацию; или руководит, проверяет, исполняет, участвует, информируется)
Востребованность	Документ должен существовать при наличии установленных и/или предполагаемых требований потребителей к этому документу	При разработке задания на создание или корректировку документа, а также на вывод документа из системы определить действительную потребность в нем потребителей документа. Для этого следует разработать порядок определения востребованности документа.
Достоверность	Поддержание взаимного соответствия содержания документа и фактического состояния дел, актуальность документа	Разработать механизмы определения степени достоверности документов, например, механизм внутренних аудитов
Доступность	Возможность доступа к действующей редакции документа лиц, вовлеченных в его жизненный цикл. Отказ в несанкционированном доступе	Разработать систему доступа, рассылки, изъятия и т.п.
Процессный подход	Достижение эффективного управления, при этом любая деятельность и соответствующие ресурсы рассматриваются как процессы	Определить потребителей и поставщиков документа, включая (их/к ним) требования. Определить потребности в ресурсах при управлении жизненным циклом документа
Непрерывное улучшение	Повышение качества деятельности организации	Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации
Идентификация	«Логистическое» управление потоками документации (поиск, обработка и т.д.). Исключение возможности непреднамеренного использования недействующих редакций документов	Разработать систему идентификации по классификационным признакам документов (в том числе: по текущей стадии его жизненного цикла, по статусу, по типу, виду и др.). Ввести постраничную идентификацию. Идентифицировать места хранения.
Прослежваемость	Представление данных для анализа предыстории	Определить порядок архивного хранения действующих и устаревших редакций документов