Ввод данных. Рабочие книги и рабочие листы

Создание таблиц, Ввод данных.

Структура таблицы

Рабочие книги и рабочие листы

Интерфейс Excel

Основные элементы окна Excel:

· строка заголовка

· строка меню

· панель инструментов Стандартная

· панель инструментов Форматирование

· поле имени

· строка формул

· заголовки столбцов

· заголовки строк

· ярлыки листов

· окно документа рабочей книги

· строка состояния

· полосы прокрутки

Строка формул содержит адрес текущей ячейки (в поле имени) и ее содержимое, которое можно редактировать в этой строке. В ячейке виден результат вычисления, а в строке формул сама формула.

Excel хранит свои документы в файлах с типом XLS. Каждый такой файл называется Рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов. Каждый такой лист – это отдельная ЭТ. Количество листов при создании книги задается параметрами Excel (вкладка Общие).

Под таблицей находятся ярлыки листов, при создании рабочей книги они имеют имена Лист1, Лист2 и т.д. Используя КМ ярлыка и буксировку мышью, можно выполнить действия с листами:

· переименовать;

· добавить;

· удалить;

· переместить;

· копировать.

3. Управление файлами:

Выполняется с помощью меню Файл:

· Создание нового документа

Файл – Создать

· Открытие документа

Файл - Открыть…

· Сохранение документа

- под новым именем Файл - Сохранить как…

- повторно Файл – Сохранить

· Просмотр документа перед печатью

Файл - Предварительный просмотр

· Печать документа

Файл – Печать

ДО Параметры страницы можно открыть из предварительного просмотра документа. Оно содержит 4 вкладки: страница, поля, колонтитулы, лист.

На вкладке Страница указываются:

· масштаб вывода;

· размер бумаги;

· ориентация страницы.

На вкладке Поля указываются:

· расположение полей;

· расположение колонтитулов.

На вкладке Колонтитулы определяется содержание колонтитулов. К. – это текст, который не является частью таблицы, но выводится при ее печати как комментарий или дополнительные сведения. В свои колонтитулы можно вставить: текущую дату, время, номер страницы и расположить слева, справа или в центре страницы.

На вкладке Лист можно установить вывод на печать сетки таблицы и заголовков строк и столбцов (бордюра).

Для вывода таблицы с формулами их нужно предварительно установить на экране (Сервис – Параметры – Вид – Формулы).

Структуру таблицы составляют строки и столбцы. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки цифрами. Заголовки столбцов: A, B, C…Z, AA, AB…IV (256) заголовки строк: 1,2..65536.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку на ячейку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки на пересечении которых она расположена, например С4.

Совокупность нескольких ячеек называется диапазоном.

Ссылка на диапазон смежных ячеек А5:В10

несмежных ячеек А5:В10; D1:D4

все ячейки одной строки 5:5

все ячейки одного столбца Е:Е

Выделение диапазонов

№	Вид диапазона	Способ выделения
	Ячейка	Щелчок по ячейке
	Столбец, строка	Щелчок по заголовку столбца, строки
	Диапазон смежных ячеек, строк, столбцов	1. Выделение диапазона при нажатой ЛКМ 2. Щелчок в первой ячейке, Shift + щелчок в последней ячейке
	Диапазон несмежных ячеек, строк, столбцов	Выделение каждого диапазона смежных ячеек + Ctrl
	Весь рабочий лист	Щелчок по кнопке перед заголовками строк и столбцов

Правила создания таблиц:

· таблица начинается с ячейки А1, не рекомендуется оставлять пустые строки перед таблицей и пустые столбцы слева от нее;

· каждый столбец таблицы исходного документа формируется в одном столбце электронной таблицы Excel;

· длинные заголовки столбцов формируются в одной ячейке или (при необходимости) в нескольких объединенных;

· общие данные для всей таблицы помещаются в ячейки вне таблицы, и в формулах задается ссылка на эти ячейки.

Ячейки таблицы могут содержать текст, числа, формулы, логические значения, даты, время, значения ошибок.

Форма представления информации зависит от формата ячейки. При вводе данных Excel использует формат по умолчанию, но он может быть изменен с помощью меню Формат.

При вводе текст выравнивается по левому краю ячейки. Если соседняя ячейка свободна, то он продолжается в ней, если занята, то текст визуально усекается, но сохраняется весь.

При вводе чисел они выравниваются по правому краю ячейки. Числа вводятся с десятичной запятой.

Excel хранит даты и время как числовые значения. Дата – это число дней прошедших с 1 января 1900 года, время – часть суток между 12:00 ночи и заданным временем. Представление даты и времени в ячейке зави­сит от формата ячейки. Максимальная дата в Excel 31 декабря 9999 года представляется числом 2958465. В режиме отображения формул дата и время отображаются как числовые значения. Например, 24 декабря 1996 года отображается числом 35423.

При вводе дат в качестве разделителя используется десятичная точка (23.06.09), времени – двоеточие (12:22:10).

Ввод формул начинается со знака =. Формулы могут содержать константы, ссылки на ячейки, операции, функции и круглые скобки.

Арифметические операции в порядке убывания приоритета:

- (унарный минус);

% (процент);

^ (возведение в степень);

* (умножение), / (деление);

+ (сложение), - (вычитание).

Скобки используются для изменения порядка вычислений.

Пример: =(A1+B3)*3+ sin(C4)^2

Ссылки на ячейки или диапазоны можно набирать на клавиатуре, но лучше указывать их в таблице (обычно с помощью мыши).

Для отображения формул в ячейках используется команда Сервис – Параметры, на вкладке Вид установить режим √ Формулы.