Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Рис.7.1.1.2. Процесс учета оплаты труда

Рис.7.1.1.1 Состав ФЗП

Бухгалтер, занимающийся расчетом заработной платы работников предприятия, должен иметь для этого несколько первичных докумен­тов, которые должны подтвердить, кто и на каких условиях принят на работу.

Приведем перечень и характеристики тех документов, на основании которых бухгалтер по учету труда и заработной платы имеет право (и обязаны) начислить и выплатить работнику заработную плату:

1. Трудовой договор (приложение 1) с работником, который должен содержать следующие сведения:

- должность работника;

- его оклад или другие сведения о системе оплаты труда;

- размер премиальных выплат;

- срок действия договора;

- особые условия (оплата отпуска, дополнительные отпуска и т.п.).

2. Штатное расписание должностей на предприятии (приложение 1).

3. Документы, поступающие непосредственно с производства:

- табель учета рабочего времени (приложение 1);

- заявления на отпуск, подписанные администрацией;

- заявления на льготы по подоходному налогу и подтверждающие их документы;

- Текст разработанных и утвержденных руководством предприятия документов:

- система и формы оплаты труда на этом предприятии;

- положение о премировании на предприятии (приложение 1).

4.. Документы, поступившие от сторонних организаций:

- исполнительные документы суда.

Работа бухгалтера, занятого учетом труда и заработной платы, сводится к следующим основным действиям:

1. Своевременному начислению (расчету) на основании поступивших в бухгалтерию первичных документов сумм заработной платы, премий, дотаций, пособий по социальному страхованию, отпускных.

2. Расчет удержаний из начисленных работнику денежных сумм.

3. Начисление и перечисление в бюджет налогов на фонд оплаты труда.

4. Подготовка отчетных документов по труду и заработной плате.

6. Ведение учета труда и заработной платы.

При этом образуется некоторая схема (алгоритм) деятельности бухгалтера, занятого учетом труда и заработной платы. Этот алгоритм можно описать следующими этапами:

1. На основании первичных документов начисляется зара­ботная плата:

- основная заработная плата, оплачиваемые отпуска;

- дополнительные выплаты (премии, дотации, пособия по соци­альному

страхованию);

2. Определяются удержания из начисленной работнику заработной платы:

- подоходного налога (13%);

- по исполнительным листам;

3. Начисляются налоги и взносы с суммы фонда заработной платы в:

- Пенсионный Фонд Российской Федерации (ПФ РФ);

- Фонд Социального Страхования (ФСС);

- Фонды Обязательного Медицинского Страхования (Федеральный Фонд Обязательного Медицинского Страхования (ФФОМС) и Территориальный Фонд Обязательного Медицинского Страхования (ТФОМС));

- Государственную Налоговую Инспекцию (ГНИ);

4. На основании поступивших в бухгалтерию документов производятся:

- перечисление исчисленных налогов на заработную плату налогополучателям (на основании расчетов);

- выдача заработной платы и других выплат работникам;

- депонирование (оформление на хранение) не выданных сумм;

5. Подготавливаются квартальная и годовая отчетности по заработной плате, направляемые в следующие инстанции:

- Государственную Налоговую Инспекцию;

- Пенсионный Фонд;

- Фонды Обязательного Медицинского Страхования;

- Фонд Социального Страхования.

6. Ведется аналитический и синтетический учет труда и заработной платы, который производится постоянно в текущем режиме.

Формирование исходной информации для учета труда и заработной платы происходит за счет первичного учета и отражения данных в первичных документах, а именно:

1.Приказ о приеме на работу с указанием должности и оклада (копию этого документа бухгалтер получает из отдела кадров);

2. Личная карточка (находится в отделе кадров);

3. Табель учета использования рабочего времени;

4. Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на каждого работника лицевой счет, в котором указывается следующая необходимая для ведения учета информация:

5. Фамилия, Имя, Отчество работника;

6. Структурное подразделение, к которому относится данный работник;

7. Категория персонала (профессия, должность);

8. Табельный номер работника;

9. Дата поступления на работу;

10. Состав семьи работника, в том числе количество детей и иждивенцев (для расчета налогов и определения льгот);

11. Тарифный разряд;

12. Размер тарифной ставки, оклада;

13. Вид удержания, его период и сумма.

Лицевой счет заполняется в течение года. В нем отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены; исходя из них, вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпусков, по больничным листкам и т.д.

На последующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.

Используя первичные документы, подтверждающие выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы.

Результирующими документами такого расчета на предприятии являются:

1. Расчетный листок работника;

2. Расчетно-платежная ведомость;

3. Баланс предприятия (отдельная строка баланса).

В качестве выходного документа выступает отчет по Единому Социальному Налогу (ЕСН).

Обобщенное представление учетного процесса оплаты труда представлено на рис.7.1.1.2.

В новых условиях хозяйствования ЭВМ, и в первую очередь персональные компьютеры, превратились в системы автоматической переработки входной информации.

Создание автоматизированного рабочего места по учету оплаты труда предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, бухгалтер по расчетам заработной платы будет выполнять лишь определенную часть ручных операций. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значение отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для расчета оплаты труда.

Вообще, АРМ – это некоторая совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области, в данном случае – учета расчетов по оплате труда, и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные потребности, используя программное и информационное обеспечение преимущественно на магнитных дисках.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, рассматривается как система, которая в интерактивном режиме взаимодействия предоставляет бухгалтеру все виды обеспечения на все время сеанса работы.

В качестве источников поступления оперативной информации могут выступать следующие входные документы:

1. Лицевой счет (может претерпевать изменения в течение отчетного периода (месяц, квартал, год));

2. Табель учета использования рабочего времени;

3. Приказы об установленных окладах и тарифных коэффициентах;

4. Приказы на отпуска;

5. Приказы на совмещение профессий;

6. Листок нетрудоспособности;

7. Документация на выдаваемые авансы и т.п.

Входная информация возникает в результате производственного процесса, в данном случае процесса трудозатрат, и поступает в автоматизированную систему обработки данных.

Входную информацию по оплате труда можно также определить как переменную информацию, поскольку ее состав систематически изменяется.

К источникам условно-постоянной информации отнесем следующие данные:

1. Кадровый состав персонала;

2. Данные о постоянных доплатах и надбавках (они определяются в коллективном договоре);

3. Календарь рабочих дней;

4. Календарь-справочник (где описывается каждый день).

Состав этой информации в процессе работы бухгалтера применяется сравнительно редко. Она хранится постоянно на различных носителях и многократно используется при решении задач.

В качестве источников выходной информации выступают:

1. Внешние: Отчеты в государственные органы (карточка учета ЕСН, НДФЛ1 и НДФЛ2 (для ГНИ), индивидуальные сведения для ПФ РФ, страховые взносы в пенсионный фонд), данные по ЕСН в ФСС и ФОМС);

2. Внутренние:

2.1. Свод по начислению заработной платы;

2.2. Свод удержаний из оплаты труда;

2.3. Расходные ордера;

2.4. Карточка-справка;

2.5. Ведомость на выдачу заработной платы;

2.6. Приказ на премию;

2.7. Расчетный листок работнику;

2.8. Расчетный листок работнику, уходящему в отпуск;

2.9. Мемориальный ордер № 5;

2.10. Справка о заработной плате за три месяца;

2.11. Годовой расчетный листок работника;

Очевидно, что указанные выше выходные документы – это окончательные результаты переработки информации бухгалтером при помощи АРМ, которые выдаются на печать.

Общую схему поступления и обработки экономической информации по оплате труда для проектируемого автоматизированного рабочего места (АРМ) представим на рис.7.1.1.2.

Схема наглядно отображает не только поступление и обработку входной информации по оплате труда работников, но и определяет практически все существующие на настоящий момент формы исходящей после обработки информации (как внутренней, так и внешней).

Изображение учетного процесса оплаты труда в виде такого рода схематического изображения позволяет наиболее полно и правильно составить представление о структуре проектируемого автоматизированного рабочего места бухгалтера – расчетчика заработной платы.