2014-02-02
347
Технические средства документооборота
Этапы документооборота
ДО, его структура, показатели оценки
Жизненный цикл документа
Документооборот как составная часть информационного обеспечения управления.
Электронный документ
Результат работы по систематизации.
Номенклатура дел - исполняет роль классификатора документов
Табель форм документов - список унифицированных форм документов организации с указанием этапов их подготовки
Альбом форм документов организации
Инструкции по делопроизводству
Международные стандарты работы с документами.
ГОСТ 6.10.4-84
… устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документов на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы
Подлинник - первая по времени запись документа на машинном носителе
Дубликат - более поздние по времени, но аутентичные по содержанию документы
Копия - документ, переписанный с подлинника или дубликата на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащие указание, что этот документ является копией.
Реквизиты, обязательные по ГОСТу:
- наименование организации-создателя документа
-местонахождение организации-создателя документа (адрес)
-наименование документа
- код лица, ответственного за правильность изготовления документа или, как правило, код лица, утвердившего документ
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Сформулированы особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
«Бумажный документ» - непосредственно не погружен в информационную систему, но о котором имеется та или иная информация
Электронный образец документа - копия документа (результат сканирования) хранящийся в информационной системе файл
Электронный документ - файл, внутри себя содержащий информацию, которая может быть использована для поиска документа, отнесения его к какой-либо группе
Записи БД - документ, который не представлен в виде отдельного файла, который представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации.
ДОб. – движение документов в организации с момента их создании или получения до завершения исполнения или отправления.
Принципы организации ДО:
1. Централизация операций по приему, обработке и отправке документов
2. Сокращение числа инстанций прохождения документа без необходимости
3. Маршрутизация некоторых видов документов
4. Одна регистрация док-та
5. Вынесение конкретных резолюций, с точными указаниями
6. Параллельное согласование док-та несколькими работниками
7. Уменьшение количества подписания документа
Правило ДО: док-т должен проходить по наиболее короткому и прямому маршруту с наим.затратами времени
Характеристики ДО:
· Хар-ки документов
· Маршруты док-тов
· Переодичность
· Направленность движения
ü Входящий документ:
Прием – регистрация - рассмотрение и вынесение резолюции
ü Исполнение док-та:
Доведение резолюции до исполнителя – создание проекта док-та – согласование проекта – утверждение – регистрация док-та – рассылка исх.док-та
Документопоток – сложившееся или организованное в пределах ИС движение данных в определенном направлении, если у этих данных общий источник и приемник.
БЫВАЕТ: гориз, вертик, входящий, исходящий, восходящий, низходящий
этапы ДО:
1. Бумажные док-ты
2. Ручные процессы
3. Базовые ср-ва упр-я док-тами
Сканирование(образ дока) – распознование(получение изображения) – текстовый файл(ввод данных в ПК)
Хар-ки сканера:
- разрешение
- глубина цвета
- разрядность
- диапазон оптических областей
