Лекция №3. Вопрос №1 Делопроизводство и документооборот не одно и тоже

Вопрос №1 Делопроизводство и документооборот не одно и тоже.

Делопроизводство-совокупность регламентированных действий по обработке документов (регистрация). Согласование (утверждение) может использовать документооборот в качестве перемещения документов по инстанциям.

Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и и организацию работы с официальными документами.

1. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Организация работы с официальными документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

2.1 Организация документооборота – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

a) Прием и первичная обработка входящих документов;

b) Предварительное рассмотрение документов;

c) Регистрация документов;

d) Организация движения документов;

e) Обработка используемых и отправляемых документов;

f) Использование документов, контроль за их исполнением.

2.2 Хранение документов в текущей деятельности учреждения

2.3 Использование документов в текущей деятельности учреждения

Делопроизводство как частный случай управления документами включает:

· Ведение крупных архивов документов;

· Преобразование документов из одной формы в др.

· Разграничение и контроль доступа

· Координация действий сотрудников с помощью встроенных средств автоматизации деловых процессов

· Тесная интеграция с офисными и прикладными программами, которые являются инструментом обработки документов.

Задачи ДОУ:

Ø Документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов)

Ø Организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

Ø Систематизацию архивного хранения документов (определение правил хранения информации, её поиска и использование поддержки принятия управленческих решений).

Вопрос № 2 Организация и функции службы ДОУ

«ДОУ в организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю организации».

5 разделов ГСДОУ и его 12 приложений посвящено службе ДОУ:

o Определена структура, наименование службы;

o Закреплены цели, задачи и функции службы;

o Описаны права и обязанности службы

Основные задачи службы ДОУ:

1) Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации и её системе в соответствии с действующими нормативами;

2) Совершенствование форм и методов работы с документами с учётом автоматизации документных процессов.

1 группа функций, связанных с документированием управленческой деятельности:

– разработка бланков документов и обеспечение их изготовления

– обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов

– контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2 группа с организацией работы с документами:

– установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации)

– обработка поступающих и отправляемых документов

– регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов

– разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам

– предварительное рассмотрение документов

– контроль за исполнением

– систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

– подготовка и передача дел в архив организации, организация работы архива организации и т.д.

3 группа функции службы ДОУ, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

– разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизирование делопроизводства

– разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству

– проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов

– методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях

– повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы ДОУ.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Регламентация ДОУ в организациях:

1. инструкции по делопроизводству

2. положения о службе ДОУ

3. должностные инструкции

4. номенклатура дел.