Принципы эффективного контроля

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств. Контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.

Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.

Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.). Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не повышает степени владения руководством реальной ситуацией, более того, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения».

А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.

Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его - быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.

Желательно избегать чрезмерного контроля над ними, тем более из недоверия, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.

Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и если она не сделана, разобраться, почему так произошло. С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами:

Иметь стратегическую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

Быть ориентированным на результаты, т.е. помогать организа­ции достигать поставленных целей и формулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

Быть своевременным. Для этого необходимо: во-первых, опре­делить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий временные рамки основного плана, скорость из­менений, а также затраты на проведение измерений и распрост­ранение полученных результатов; во-вторых, обеспечить воз­можность устранять отклонения прежде, чем они примут серьез­ные размеры.

Быть гибким, т.е. должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

Быть простым. Простота контроля обеспечивает лучшее по­нимание его целей и инструментов, а значит и поддержку суще­ствующей системы контроля персоналом организации. Кроме того, простые методы контроля более экономичны.

Быть экономичным. Затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества. Масштабы контроля должны соответствовать потребностям системы управ­ления в аналитической информации.

Используемые средства и методы контроля должны соответ­ствовать контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Тема 2.4 Мотивация как функция управления

Лекция 10

Цель: раскрыть сущность мотивации как функций управления.

План:

1. Мотивация: понятие и виды.

2. Мотивационный механизм.

3. Принципы мотивации.

Список рекомендуемой литературы:

1. Веснин В. Р. Менеджмент: учебник для вузов / В. Р. Веснин. - 3-е изд, перераб. и доп. - М.: ТК Велби. - 2006. - 504 с.

2. Виханский О. С. Менеджмент: учебник для вузов/ О. С. Виханский, А. И. Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2005. - 670 с.

3. Дафт Р. Л. Менеджмент / Р. Л. Дафт. – пер. с англ. - 6-е изд. - СПб.: Издательство «Питер», 2006. - 864 с.

4. Егошин А. П. Мотивация трудовой деятельности: учеб. пособие / А. П. Егошин. – Н. Новгород: НИМБ, 2003. – 320 с.

5. Организационное поведение: учебник для вузов / под ред. Г. Р. Латфуллина, О. Н. Громовой. - СПб.: Питер, 2008. - 464 с.

6. Основы теории управления: учебник для вузов / под ред. В.Н. Парахина, Л. И. Ушвицкого. – М.: Финансы и статистика. - 2004. – 560 с.

7. Рой О. М. Теория управления: учеб. пособие / О. М. Рой. – СПб.: Питер, 2008. – 256 с.

8. Теория управления: учебник для вузов / под ред. А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухина. – 2-е изд. - М.: Изд-во РАГС, 2005. - 558 с.