Процесс принятия решения об участии в мероприятии можно стандартизировать, используя анкету (рис. 4), которую на основе имеющейся информации заполняет PR-менеджер. Анкета рассматривается группой руководителей организации, (финансовый руководитель; лица, отвечающие за работу с населением, клиентами, за продажи).
МЕРОПРИЯТИЕ
(нужное подчеркнуть)
| Открытие отделения (филиала) или офиса
Прием
Презентация (услуги офиса)
Выставка
Торговая ярмарка
Пресс-конференция
Другое _____________________________
(укажите)
|
СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ
(нужное подчеркнуть)
| I квартал
II квартал
III квартал
IV квартал
|
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ
(нужное подчеркнуть)
| Укрепление отношений
Распространение (новой) информации
Установление диалога
Тестирование новых идей или услуг
Развитие новых контактов в деловых кругах
Укрепление известности торговой марки
Создание «слухов вокруг торговой марки»
Поддержка услуги/содействие продажам
Стимулирование клиентов
Другое_____________________________
(укажите)
|
ОРГАНИЗАТОР
(нужное подчеркнуть)
| Организация /отделение / филиал
Сторонние организации
|
ЦЕЛЕВАЯ ГРУППА
| ___________________________________
(укажите)
|
КОНКУРЕНТЫ
| ___________________________________
(укажите)
|
ФАКТОРЫ. ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ И ЕМКОСТЬ МЕРОПРИЯТИЯ
(опишите мероприятие в соответствии с приведенным перечнем)
| Количество и характер ожидаемых посетителей (участников)
Приглашенные или массовые посетители (участники)
Статус приглашенных лиц
Место проведения (филиал, отель, бизнес-центр, конференц-зал)
Наличие соответствующих событию помещений
Наличие оборудования (мебель, трибуна, демонстрационные стенды, комнаты для переговоров, телефоны, аудио- и видеоаппаратура, кафе, места парковки, безопасность)
Создание условий для работы журналистов
Подготовка собственных материалов для распространения в СМИ
Знаменательные даты (дни национальных, городских праздников, крупных спортивных соревнований и др.)
Время проведения (утро, день, вечер, рабочий или выходной день)
Иные события, которые противоречат планируемому мероприятию или дублируют его
|
РЕЗУЛЬТАТ, КОТОРЫЙ ДОЛЖЕН БЫТЬ ДОСТИГНУТ В ОТНОШЕНИИ ЦЕЛЕВОЙ ГРУППЫ
(нужное подчеркнуть)
| Повышение информированности
Рост числа обращений
Новые деловые контакты
Увеличение продаж
Рост числа клиентов
Другое _____________________________
(укажите)
|
ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗМЕРЫ БЮДЖЕТА
(нужное подчеркнуть)
| Аренда помещения и его оформление
Аренда аудио-, видеоаппаратуры
Питание
|
| Печатание материалов, включая приглашения и объявления
Страховка
Транспортные расходы
Сувениры
Оплата консультантов
Зрелищные мероприятия
Освещение события в СМИ
Другое _____________________________
(укажите)
|
СТОИМОСТЬ
| ___________________________________
(укажите)
|
РЕСУРСЫ И ВОЗМОЖНОСТИ
(нужное подчеркнуть)
| А. Преимущества
возможность получить доступ к широкой аудитории
внимание посетителей не отвлечено другими участниками
вы можете быть представлены с минимальным риском
расходы могут быль уменьшены (сведены к спонсорскому взносу)
полный контроль над процессом
вовлечение максимального числа заинтересованных лиц
возможность изменять сценарий, вносить коррективы в процесс
другое _____________________________
(укажите)
|
| Б. Недостатки
ограниченность темой, заявленной организаторами акции
внимание посетителей рассеивается на других участников
ваша марка может получить стойкую ассоциацию с другими участниками
вы несете все риски и ответственность в связи с акцией
мероприятие охватывает узкий круг приглашенных из числа клиентов (партнеров) и потенциальных клиентов (партнеров)
невозможность учесть все возможные издержки и оптимизировать расходы по всем статьям затрат
другое _____________________________
(укажите)
|
СРЕДСТВА МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ, ПРИВЛЕКАЕМЫЕ К ОСВЕЩЕНИЮ СОБЫТИЯ
(нужное подчеркнуть)
| Объявление в прессе
Работа с прессой до мероприятия
Работа с прессой во время мероприятия
Работа с прессой после мероприятия
|