double arrow

При подготовке выступления необходимо учесть следующие моменты

Рис 5. Общие требования к помещению. Памятка.

Рис. 4. Анкета для оценки возможностей организации и проведения мероприятий

4. Организация PR-мероприятий: четыре «Р» и действия после мероприятия («F»)

Существует стандартная схема пяти модулей – составных частей комплекса подготовки и проведения PR-мероприятий всех основных типов, которую называют четыре «Р» и «F». Рассмотрим ее компоненты.

Первое «Р» – Place / Location (место)

Общие требования к помещению (месту проведения мероприятия). Их можно изложить в виде своеобразной формы («памятки») (рис. 5).

Помещение в котором желательно (возможно) проведение мероприятия Помещение организации Выставочный центр / конференц-центр Помещение в гостинице На открытом воздухе Другое
  да нет
Возможность использования помещения в назначенный день    
Возможность проведения «генеральной репетиции»    
  хорошо плохо
Качество помещения и то, насколько оно соответствует тому имиджу, который вам необходимо создать и поддержать    
Наличие (или возможность разместить): подиума для презентации и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; обеденных столов, столов для фуршета; проведения переговоров в узком кругу    
Наличие и близость мест для парковки    
Наличие аудиовизуального оборудования    
Технический сервис (поддержка работы оборудования и технический персонал)    
Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс)    
Соответствие уровня услуг уровню организации    
Отопление, кондиционирование воздуха    
Обеспечение охраны помещения и посетителей    
Возможность размещения гостей в ночное время (гостиница)    
Страхование    
Проведение других мероприятий конкурентами в то же время в том же помещении    
Специальные скидки на аренду помещения в период низкой интенсивности мероприятий    
Услуги по поддержанию чистоты в помещении    

Дадим комментарии но некоторым вопросам, прямо или косвенно связанным с местом проведения мероприятия.

Страхование помогает снизить риски и возместить часть затрат в случае возникновения непредвиденной ситуации (повреждение части выставочной экспозиции при транспортировке, установке, демонстрации; отмена мероприятия по не зависящим от организаторов причинам).

Успех мероприятия в значительной степени может зависеть от правильности организации пространства – размещения экспозиции, стендов, стульев, столов для гостей, участников и выступающих. Сам тип мероприятия определяет, какое именно и каких размеров требуется помещение. Например, помещение в 500 кв. метров можно использовать:

– для проведения приема с официантами, обходящими стоящих гостей и предлагающими им напитки и закуски (фуршет); в этом случае может быть приглашено примерно 600 гостей (0,83 кв. метра на человека);

– для проведения конференции, на которой все участники рассаживаются рядами, а перед ними устанавливается подиум для президиума; в таком случае число гостей должно быть не более 500 (1 кв. метр на человека);

– для проведения бизнес-завтрака или бизнес-ланча, на котором участников рассаживают за столами; тогда это помещение может вместить в себя максимум 400 человек (1,25 кв. метра на человека). Эти данные приведены без учета установки подиума для президиума (председатель организации, главный выступающий, главный гость; в таком случае полезная площадь помещения уменьшается).

Оформление помещения – важная составляющая мероприятия; должны быть соответствующим образом оформлены:

– зал (комната, арендуемая площадь), где проходит основная часть мероприятия: устройство сцены/подиума, стены (флаги, плакаты, щиты и т.д.);

–- помещения, смежные с главным (перед входом в него): тумбы, указатели, флаги, щиты;

– подъезды, подходы к зданию, в котором проходит мероприятие: наружная реклама, информация о мероприятии, декоративное оформление входа в здание.

При организации мероприятия надо правильно рассчитать количество и качество угощения (питания):

– прием с кофе и чаем – в среднем 1,5–2 чашки на человека плюс печенье, прочая выпечка;

– коктейль-прием – 3 коктейля на одного человека плюс обязательно безалкогольные напитки;

– приемный день – планируется из расчета 6 человек в час: чай, кофе и выпечка, печенье;

– бизнес-ланч (ужин): если время мероприятия не очень продолжительное, то должно быть максимум 3 блюда, а также белое и красное вино к каждому блюду. Все выступающие на мероприятии такого рода, а также гости должны быть обеспечены минеральной водой.

Контрольный список вопросов при заключении договора с кейтеринговой компанией на обеспечение угощения гостей и участников мероприятия:

1) предыдущий опыт кейтеринговой компании по предоставлению таких услуг, рекомендации (ссылки);

2) ожидаемое число гостей;

3) возможность скидки в случае малого числа заказов у компании («не в сезон»);

4) выбор меню с учетом рекомендаций компании и фиксация цен;

5) горячие или холодные блюда в зависимости от сезона и времени проведения мероприятия;

6) возможность специального меню, учитывающего религиозные, культурные традиции приглашенных, а также ассортимент диетических блюд;

7) согласование максимального количества еды и напитков;

8) принятие решения о возможности включения в меню алкогольных напитков;

9) учет программы мероприятия с тем, чтобы время угощения гостей/участников хорошо в нее вписывалось;

10) договоренность о том, что со стороны кейтеринговой компании будет назначено одно контактное лицо по работе с вами;

11) письменное подтверждение всего вышеупомянутою.

Второе «Р» – Promotion (реклама и информирование)

Второе «Р» включает в себя подготовку и распространение приглашений, рекламу в СМИ предстоящего мероприятия и предварительное PR-освещение его в прессе.

Основные требовании к приглашению на мероприятие. Возможность ответов на приглашения (подтверждения) различается в зависимости от уровня и типа мероприятия, степени его новизны и важности информации, которая, как ожидается, будет распространена на мероприятии, и от других факторов. Например, при приглашении на семинар количество как ответов-подтверждений, а также реального присутствия на них низкий, поэтому при планировании регулярных семинаров необходимо придерживаться следующих правил (такие правила с некоторой коррекцией подходят во многом и для других мероприятий):

– рассылайте приглашения в количестве до 200% от числа планируемых участников;

– создайте и обновляйте базу данных, чтобы лица, ответственные за рассылку приглашений, могли отмечать в ней тех, кто подтверждает присутствие, и тех, кому требуется дополнительное напоминание;

– персонализируйте приглашение – впишите от руки обращение по имени и отчеству к тому, кого приглашаете. Приложите к приглашению конверт с маркой и заранее напечатанным адресом вашей организации, чтобы приглашаемому лицу нужно было только вложить форму ответа-подтверждения в этот конверт и передать своему секретарю для отправки на почту;

– дайте возможность тому, кого приглашаете, прислать кого-нибудь вместо себя, указав это в форме, прилагаемой вами для ответа; внесите этого нового человека в вашу базу данных на будущее;

– позвоните приглашенному до отправки приглашения, чтобы убедиться, что он заинтересован в участии в семинаре, и после отправки. Личные беседы по телефону обычно значительно увеличивают процент приходящих на мероприятие;

– в некоторых случаях (когда программа сложная, длительная, когда осуществляется или уточнение деталей программы по мере приближения к дате мероприятия, или уточнение места встречи, времени и места подачи автобусов «шаттл» для доставки участников в определенное место и т.д.), еще раз перезвоните приглашенному за несколько дней до мероприятия, чтобы сообщить ему эти новые детали.

Для того чтобы в список приглашаемых попали представители именно тех групп общественности, которые интересуют вашу организацию, перед составлением самого списка составьте перечень таких категорий («памятку»), например:

1) существующие и перспективные клиенты;

2) VIP (руководители городских и региональных органов федерального уровня, политики, крупные бизнесмены, деятели культуры и др.);

3) представители торговых, коммерческих организаций (торговая палата, объединение предпринимателей);

4) руководители вашей организации;

5) другой персонал вашей организации, имеющий отношение к проводимому мероприятию;

6) конкуренты;

7) поставщики:

8) представители СМИ.

Рассылка приглашений и программы. Иногда гости и участники приглашаются на мероприятие в два этапа. Первое приглашение обычно состоит из:

– программы (которая может носить предварительный характер, если есть неясность с персоналиями выступающих, точными темами выступлений, их временем, местом);

– формы для ответа в виде отдельного бланка (или карточки) с конвертом с маркой и заранее напечатанным адресом вашей организации.

Такое приглашение должно содержать:

– описание того, что это за мероприятие и почему оно будет проводиться, с упоминанием целевой аудитории, к которой принадлежит и лицо/организация – получатель данного приглашения;

– указание на то, кто является организатором данного мероприятия;

– предполагаемую или точную дату, время начала, длительность мероприятия;

– краткое изложение программы, включая главных выступающих или гостей мероприятия;

– адрес организаторов мероприятия или его секретариата, ответственного за работу со списком приглашенных;

– при необходимости – указание на возможность остановиться в какой-либо гостинице;

– в некоторых случаях – указание на возможность соучастия в организации мероприятии (спонсорстве, организационной или информационной поддержке).

Второе, дополнительное, приглашение отправляется после подтверждения участия (получения карточки-ответа) и может содержать уже уточненную программу (точное время, место, имена выступающих) и «пакет участника» с дополнительной рекламной информацией, картой места проведения мероприятия (с указанием пути к стенду или выставке, к помещению, в котором проводится семинар или конференция), сообщением о местах парковки автомобилей, местах питания, гостиницах.

Программу стоит печатать такого размера, чтобы она поместилась в карман пиджака.

Помните о том, что для печатания приглашений потребуется время в пределах нескольких недель (от формулирования идеи и начала разработки дизайн-макета до получения приглашений из печати). Также нельзя забывать, что помимо приглашений и программы вам потребуется заказывать и конверты для приглашений, и конверты меньшего размера для отправки вам обратно подтверждений, если у вас нет готовых конвертов с вашей фирменной символикой. Если приглашение или пакет документации, относящейся к мероприятию, окажутся нестандартного размера или веса, то потребуются дополнительные усилия для решения вопроса их пересылки с почтовыми службами или внесения коррективов в предварительный бюджет мероприятия.

Следует помнить, что приглашать существующих клиентов и партнеров, отношения с которыми для вас важны, а также тех, кого вы считаете перспективными (ведете переговоры, установлены первоначальные контакты, есть серьезные запросы, касающиеся вашей организации, ее товаров и услуг) для вашей организации, надо в письменной форме. Об отправке такого приглашения желательно предупредить данного человека по телефону, выразив желание встретиться с ним на мероприятии. Имеет смысл вручать такие приглашения при личной встрече, если она произошла незадолго до проведения мероприятия.

Реклама предстоящего мероприятии в СМИ. Обратить внимание целевой группы на определенные мероприятия: презентация нового или реконструированного места работы с общественностью (места реализации товаров и услуг), крупные семинары или конференции или участие организации в выставке т.д. – можно путем размещения рекламы в СМИ.

Однако открытая реклама в СМИ может оказать негативное влияние на уровень воздействия приглашений («Если весь мир приглашен туда, зачем же мне туда идти?»).

PR-освещение в прессе, пресс-релиз и пресс-конференция. Использование РR-анонсирования мероприятия в прессе имеет несколько преимуществ: можно обратиться к широкой целевой аудитории, и при правильной подаче материала «стоимость одного контакта» окажется ниже, чем при размещении рекламы. Кроме того, уровень доверия общественности выше в том случае, когда размещает эту информацию не сама организация, а другая, более или менее независимая сторона – газета, журнал. Но есть и недостатки. Главный – то, что издание само решает, какую часть вашего пресс-релиза публиковать, в какой манере и с каким подтекстом, и это может привести к неожиданным, иногда и негативным последствиям. Для минимизации таких последствий при реализации задачи освещения проведения организацией мероприятия или участия в нем следует руководствоваться некоторыми общими принципами.

1. Сделайте ваше информационное сообщение о мероприятии (пресс-релиз) источником, заслуживающим внимания СМИ, путем введения в его текст фразы (высказывания) известной и авторитетной личности. Так как опубликован будет не весь пресс-релиз, а только выдержки из него, то на высказывание такой известной личности читатели (зрители ТВ-программ), возможно, обратят внимание, и это имя будет положительно ассоциироваться с мероприятием, проводимым вашей организацией.

2. Выясните, когда именно у важных для вас изданий состоится рассмотрение материала на редколлегии, уточните окончательный срок сдачи в печать, отправки по каналу связи и в соответствии с этим планируйте подготовку вашего исходного материала для этих изданий и журналистов.

3. Внесите в пресс-релиз факты, чтобы журналисты в своих материалах могли использовать конкретные цифры, точные технические данные, характеристики, упомяните высказывания известных людей о вашей организации, ее роли, ее продуктах и услугах.

4. Постарайтесь договориться с журналистами о возможности ознакомиться с подготовленным к печати материалом, чтобы вы могли убедиться, что публикуемая информация точна. Если журналист не соглашается сделать это (так как он не обязан это делать), можно попробовать обговорить то, чтобы речь или высказывания представителя вашей организации в публикуемой информации, статье были заключены в кавычки и тем самым сказанные слова были отделены от собственно журналистского текста с интерпретацией.

5. Необходимо информировать персонал организации о планируемом или состоявшемся распространении среди СМИ этого пресс-релиза.

Сувениры. Это еще один немаловажный элемент рекламы мероприятий PR-кампании. По разным классификациям существует порядка десяти категорий сувениров. Обратим внимание на два их вида: VIP-сувениры и массовые сувениры.

VIP-сувениры – это дорогие сувениры, предназначены чаще всего для индивидуального вручения «из рук в руки». Они могут различаться в зависимости от времени года или от конкретного события (например. Новый Год или юбилей организации). В идеальном случае организация имеет свой постоянный стандартный каталог сувениров, запас которых пополняется по мере расходования. Задачей PR-менеджера в данном случае является:

– участие в разработке такого каталога с учетом требований к фирменной символике (так как на большинство сувениров наносится фирменная символика либо такие сувениры представляют из себя эксклюзивное изделие, имеющее в своем дизайне элементы фирменной символики);

– своевременный заказ/получение этих сувениров перед очередным мероприятием;

– вручение сувениров на мероприятии или непосредственно перед ним;

– обеспечение ими в нужных количествах топ-менеджеров организации для вручения определенным приглашенным лицам на мероприятии.

Массовые сувениры – это такие сувениры, цена приобретения или производства которых не так высока. В этом случае значимость сувенира заключается не в его цене, а в привязанности к тому событию, к обстановке мероприятия, па котором они вручаются. Учитывая, что такие сувениры, как правило, носят стандартный характер, есть возможность заказать их предварительно – например, на все мероприятия в течение ближайшего года. Но при этом необходимо, чтобы эти сувениры также соответствовали тому мероприятию, в ходе которого они вручаются. Например, если это деловой семинар или конференция, то вполне могут подойти ручки, блокноты, ежедневники с фирменной символикой, а если это спортивное мероприятие (например, теннисный турнир), то уместны теннисные мячики или браслеты для запястий с символикой организации. При принятии решения о пригодности сувенира для вручения на мероприятии следует дать ответ на следующие вопросы:

Данные сувениры должны носить формальный или неформальный характер?

Насколько современным или оригинальным по стилю должен быть такой сувенир?

Есть ли какой-либо скрытый социальный или личный смысл в вашем сувенире?

Уместно ли в обстановку мероприятия включать предметы искусства (в виде соответствующего сувенира)?

Соответствует ли сувенир тому имиджу вашей организации, который вы собираетесь развивать и внедрять?

Соответствует ли сувенир тематике проводимого мероприятия?

Третье «Р» – Presentation (представление информации на мероприятии)

Посетители и участники лучше запомнят ваше мероприятие, если в нем используется надлежащее аудиовизуальное оборудование – аудио- и видеосредства. Чем больше органов ощущений вовлечено в процесс получения информации (т.е. и слух, и зрение), тем выше уровень запоминаемости. Хорошее и графически выразительное аудиовизуальное представление материала (слайд-шоу, видео- или компьютерная презентация) не только делает мероприятие более интересным, но и оставляет более сильное впечатление о нем.

При подготовке мероприятия необходимо ответить на следующие вопросы:

Есть ли возможность использовать высококачественную звукоаппаратуру? (Надо ли применять стационарный микрофон, когда выступающий сидит или стоит на одном месте, и мобильный микрофон, когда выступающий перемещается?)

Планируется ли музыкальное сопровождение перед началом мероприятия и в перерывах? Если да, то это должна быть группа исполнителей или запись?

Планируется ли обсуждение с залом/аудиторией? Если да, то необходимо наличие достаточного количества микрофонов в зале.

Необходимо ли осуществлять перевод на другие языки? Если да, то каким он должен быть – синхронным или последовательным?

Планируется ли создание специальных звуковых эффектов?

Будет ли проводиться телеконференция в прямом эфире? Требуется ли система громкоговорителей (оповещения публики)?

Планируется ли осуществлять аудио- и видеозапись презентации и выступлений?

Потребуется ли вам проекционное оборудование, видеосистема, система компьютерной презентации? Какого размера должны быть мониторы или экраны?

Можно ли при необходимости затемнить помещение и сколько времени это займет?

Если вы используете видео- или компьютерное оборудование, то необходимо, чтобы специалист по этому оборудованию был в вашем распоряжении на непредвиденный случай.

Перед проведением презентации убедитесь, что ее можно видеть и слышать с любого ряда и любого места в помещении или на удовлетворяющем вас расстоянии на открытом воздухе.

При проведении слайд-шоу и компьютерной презентации следует выполнить определенные требования:

– не помещайте слишком много информации на один слайд. Используйте правило: если вы можете прочитать (распечатанный) слайд на расстоянии вытянутой руки, то и аудитория сможет прочесть то, что там написано;

– используйте контрастные друг другу цвета для подложки (фона) и текста;

– обязательно просмотрите слайды перед их использованием;

– в начале и в конце презентации лучше использовать слайды с темным фоном – для того, чтобы глаза лучше освоились (в начале) и начали расслабляться (в конце);

– обязательно выключите оборудование по окончании презентации, чтобы не дезориентировать аудиторию, которая может ожидать возможного продолжения.

Выступающие и тексты выступлений – важные аспекты стадии представления информации в ходе PR-мероприятия. Качество » успех любого мероприятия в значительной степени зависит от порядка, в котором проводится представление информации. Как только у вас появится список выступающих и содержание (темы) их выступлений, постарайтесь поставить в такой очередности, чтобы более серьезные темы чередовались с более легкими. Как правило, 20 минут достаточно для любого выступления. Постарайтесь, чтобы у аудитории был небольшой перерыв через каждые два выступления для осмысления сказанного.

Некоторые замечания, касающиеся выбора выступающих:

– старайтесь не включать в список много выступающих с одинаковыми взглядами: не надо избегать разнообразия точек зрения;

– старайтесь включить в программу независимого эксперта – клиента, представителя смежного рода деятельности: это позволит оживить дискуссию, сделать ее источником новой информации.

При работе с будущими выступающими – при выборе и утверждении списка выступающих и тем их выступлений до них надо довести следующую информацию:

а) предмет дискуссии: то, что вы хотите, чтобы они осветили на мероприятии;

б) целевая группа и ее отношение к теме мероприятия;

в) перечень всех выступающих и темы их выступлений;

г) итоговая программа мероприятия;

д) последовательность и длительность выступлений;

е) ожидаемое время прибытия выступающего на мероприятие;

ж) точная дата, когда вы хотели бы получить от выступающих резюме (текст, тезисы) выступления и, если требуется, компьютерные файлы или слайды;

з) конкретная персональная информация – особенно если выступающий прибывает на мероприятие из другого города или страны (например, о размещении в гостинице, о маршруте, по которому надо добраться до места проведения мероприятия, и т.д.);

и) об оплате выступления.

Необходимо задать вопросы самим выступающим:

Требуется ли им для выступления специальное оборудование?

Требуется ли предварительная репетиция на месте?

Кроме того, следует задать вопросы организаторам мероприятия:

Надо ли представлять выступающего (благодарить после выступления)?

Надо ли текст речи выступающего распространить среди участников мероприятия? Если да, то когда и как?

Ожидается ли, что выступающий будет участвовать в дискуссии по итогам своего выступления, а также других выступлений?

По программе выступлений также следует создать, памятку (рис. 6).

1. Определите, какие аспекты своего имиджа и имиджа вашей организации необходимо поддержать, закрепить, развить.

2. Решите, какое основное сообщение вы собираетесь донести до публики.

3. Основную идею выступления постарайтесь изложить в одном предложении.

День недели  
Время Утро _________________ День_________________ Вечер ________________
Выступающие консультанты  
 
 
представители бизнеса  
 
 
представители госструктур  
 
 
управленческий персонал компании  
 
 
прочие  
 
 
ТЕМЫ ВЫСТУПЛЕНИЙ ВЫСТУПАЮЩИЕ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ВЫСТУПЛЕНИЯ (минут)
1.    
2.    
3.    
4.    
5.    
6…