Функции и структура плановой команды

Каковы основные виды деятельности плановиков в экономиче­ской организации?

Служба планирования принимает участие в разработке страте­гии фирмы, прояснении ее основных целей. Однако осуществляют эту функцию плановики, выступая в роли советников, консультан­тов. Нередко ключевые вопросы стратегии плановик и высший управляющий обсуждают в личной беседе, дискуссии. Окончатель­ные решения, связанные с утверждением стратегии, принимает высшее руководство.

Плановики, наряду с другими специалистами, осуществляют анализ и проводят оценку внешней и внутренней среды фирмы. Часто они владеют наиболее ценной информацией о фирме.

Вместе с менеджерами плановики участвуют в составлении прогнозов о возможном будущем фирмы, занимаются подготовкой прогнозной части окончательного плана.

Плановики дают советы и консультации по вопросам техники планирования, способствуют распространению профессиональных методов планирования.

Плановая служба помогает высшему менеджменту в организа­ции и проведении учебы, необходимой для того, чтобы все участни­ки планирования были готовы к внедрению эффективных нововве­дений в данном процессе. Плановики должны стремиться создать дух творческого отношения работников к планированию своего бу­дущего, научить людей взаимодействовать при этом друг с другом.

Полезным для организации является привлечение консультан­та по планированию.

Консультант по планированию в ходе данной работы помо­гает советами по организации и содержанию планирования. Чтобы давать объективную оценку планированию, он должен быть ней­тральным по отношению к целям организации и результатам ее деятельности. Консультантом может быть как внутренний участник организации (работник, менеджер), так и внешний. В любом случае он обязан обладать четким и глубоким знанием теории и практики внутрифирменного планирования, вызывать уважение и доверие, для того чтобы иметь возможность выполнять в спорных случаях функцию третейского судьи. Внутреннего консультанта отличает знание различных сторон жизни фирмы. Внешнему консультанту свойственны богатый и разнообразный опыт планирования, но не­достатком сотрудничества с ним является его ограниченность во времени. К обязанностям консультанта относятся:

• помощь в подготовке решений по планированию;

• обучение и консультирование высшего руководства по во­просам планирования;

• советы в организации совещаний по планированию, по­мощь в подведении итогов совещаний;

• рекомендации по составлению плановой документации. Как организованы плановые команды, какова их величина?

Состав и величина служб планирования в организации за­висят от типа организационной структуры (централизованная или децентрализованная), от представлений о стиле управления. Одним из самых важных факторов, определяющих строение службы пла­нирования, является размер организации.

1. Очень многие маленькие фирмы не нуждаются в плановике, работающем на полную ставку. Поэтому они зачастую вовсе отказываются от его услуг. Это неразумно. Полезнее привлечь работника на неполную ставку или пригласить плановика на полную ставку, но на определенный период времени, связан­ный с составлением планов. Оправдывает себя приглашение внешнего консультанта по вопросам планирования.

2. Для организаций средних размеров характерным является вы­полнение функций специалиста по планированию одним по­стоянным работником на полной ставке.

3. В больших фирмах размеры служб планирования варьируются от одного-двух человек, а иногда - до сверхраздутых плани­рующих подразделений в 100 человек. Крупные службы пла­нирования включают в себя как профессиональных планови­ков, так и технический персонал. Для организации работ крупных служб планирования необходима должность админи­стратора, который координирует процесс планирования: ус­танавливает порядок и ведет контроль за составлением доку­ментации по планированию, организует проведение про­фессиональных совещаний, оформляет и распространяет ито­говые документы этих совещаний и т.д.

В последнее время в связи с созданием стратегических хозяй­ственных центров в крупных подразделениях организаций и общей тенденцией к децентрализации внутрифирменного планирования характерным становится сокращение чрезмерно расширившихся центральных служб планирования до 20-25 человек.