Организация работы с документами

Содержание организации управленческого труда менеджера

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ

Управленческий труд - специфический вид производственной деятельности. Предметом управленческого труда является человек и его деятельность, а непосредственной целью является координация усилий коллектива относительно обеспечения его согласованных действий в достижении поставленных целей.

Эффективность (результативность) управленческого труда в значительной мере зависит от личных деловых качеств руководителя и его умение использовать существующие методы организации работы с коллективом.

Организацией личной работы руководителя и подчиненных ему специалистов нужно начинать с описания их рабочих мест и закрепления этого описания в должностных инструкциях. Описание рабочего места в аппарате управления должно содержать четыре элемента:

- перечень задач (функций), для решения которых существует, или создается рабочее место;

- описание обязанностей, которые полагаются на работника и вытекают из задач (функций; на данном рабочем месте);

- описание прав и полномочий, которые обеспечивают выполнение задач (функций) и обязанностей;

- ответственность, которая будет иметь место в случае невыполнения обязанностей или превышение прав.

Таким образом, приведение в порядок должностных обязанностей и полномочий руководителя служит основой организации его личной работы

В практике деятельности руководителя важное место занимает умение планировать свою работу, как ежедневную, так и перспективную. Например, каждую пятницу целесообразно определять задачи на будущую неделю и вносить их в календарь. Мелкие работы целесообразно сгруппировать.

Организация рабочего дня менеджера должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Важно, чтобы каждый менеджер нашел свой личный стиль. Для него этот стиль - наилучший.

Среди наиболее трудоемких работ одно из ведущих мест занимает работа с документами. Несмотря на нововведения в технике и технологии, они не дают сегодня ощутимого снижения документирования управленческой работы. По подсчетам специалистов, на работу с документами работники аппарата управления тратят от 30 до 70 % своего рабочего времени.

Документирование - это процесс изучения объема входной и подготовки исходной информации на основе писем, приказов, распоряжений и т.п. Через существенные недостатки в технологии документирования возникают перегрузки работников.

Какие есть пути рационализации работы руководителя с документами?

Первый путь - это использование менеджером режима "фильтрации" документов, которые поступают, то есть отбор лишь тех из них, по которым решение может быть принятое только им самим. Предшествующее распределение входной документации адресатом должен осуществляться в канцелярии, секретарем руководителя или соответственно функциям и видам работ в аппарате управления.

Второй путь предусматривает усовершенствование работы с исходными документами. Руководитель должен как можно больше делегировать право подписи документов соответствующим исполнителям, конечно, в рамках существующих законоположений, согласно рациональному распределению прав и обязанностей между ними. В этом случае достигается двойной эффект: он будет высвобождать свое время для других важных работ и этим будет повышать инициативность подчиненных.

Третий путь усовершенствования работы с документами - это повышение скорости индивидуальной работы руководителя с ними. Для этого он должен владеть приемами быстрого (динамического) чтения. Для руководителя современного производства такая потребность появилась давно. Исследования показывают, что замедленное чтение вызвано целым рядом причин, о которые пойдет речь в теме "Развитие личного менеджмента'".