2014-02-13
1081
Требования к изложению содержания текстов документов
Текст является основным реквизитом формуляра документа.
Формулировки текста документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.
Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла...»; «Развернуть культмассовую работу...»; «В части удовлетворения запросов...»; «Имеет место рост производительности труда...» и т.д.
Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика -обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д.
Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание так называемых плеоназмов (от греч. «pleo- nasmos» - многословие), например: своя автобиография (в слове «автобиография» уже заключено понятие «своя»); отступать назад; не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.).
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки...»; «В целях улучшения работы целесообразно...»; «Объединить воедино...»; Хронометраж времени...» и т.д.
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно -равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор — условие, согласование; известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.
В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный университет — БГУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз — высшее учебное заведение; роо — районный отдел образования.
Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., пом. и т.д.
В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения — строчными, например: НИИхиммаш.
Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие). Разрешается сокращение союза «т.е.» (то есть).
Встречающиеся в документах сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.
Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.
Слово «город» сокращают до одной буквы - г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.
Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.
Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.
Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. Слово «господа» - сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г.М. Ивановой и В.А. Смирновой...»
При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение — после управляющего слова, обстоятельственные слова — ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) — в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.
5.1 Протокол: сущность и порядок составления
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Иногда протокольная запись содержит деятельность и не коллегиальных органов — следственных, административных, органов охраны общественного порядка и др.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, список участников конференции, заседания, списки приглашенных лиц, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который констатирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступление участников заседания.
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными или краткими.
Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги формата А4, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок.
В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседания Технического совета объединения», «заседания методической комиссии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.
В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».
Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.
На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек».
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.
В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информации), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ —РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), изложенная в первом лице (без местоимения «Я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.
В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы).
Решения коллегиальных органов доводятся по исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающем двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится но схеме: действие — исполнитель — срок.
Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй — порядковый номер пункта постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.
Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.
К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
5.2 Акты: разновидности, порядок составления и оформления
Акт — документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий имеющих юридическое значение.
Чаще всего акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации. Акты составляются при проверке или ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при смене руководителей, главных бухгалтеров и других ответственных работников, установлении фактов нарушения правил торговли, при несчастных случаях на производстве, стихийных бедствиях, хищениях, бое, порче и т.д.
Часть актов служит основанием для записей в бухгалтерском учете. Они относятся к бухгалтерским документам, например: акты приема-сдачи зданий, строений, сооружений, оборудования, транспортных средств и других ценностей, учитываемых в составе основных фондов, акты о ликвидации выбывших основных средств, акты инвентаризации.
Многие акты не только используются для обоснования записей в бухгалтерском учете, но имеют самостоятельное юридическое значение, в частности они необходимы для обоснования претензий и исков (коммерческие акты, составленные при утрате и порче грузов транспортными организациями, акты о расхождении в количестве и качестве при приемке товаров, акты на завес тары, акты на списание товаров и т.д.).
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренним документом предприятия.
Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, реквизит ведомственной подчиненности (для государственных предприятий).
Обязательными для всех видов актов являются следующие реквизиты:
наименование предприятия (реквизит бланка);
наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например: акт ревизии кассы, акт приема-сдачи оборудования, акт об установлении расхождений в качестве при приемке товаров и т.д.;
номер акта (при его регистрации);
дата и место составления;
состав комиссии с указанием: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилия членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;
основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;
содержание акта, где дается описание конкретных фактов, действий или событий с соблюдением требований, предъявляемых к данному виду актов. Также излагаются выводы, заключения, предложения. В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.
Акт подписывается председателем и членами комиссии. Отдельно подписывают документ лица, присутствовавшие при его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Гриф «УТВЕРЖДАЮ» размещается в правом верхнем углу и содержит должность, подпись с расшифровкой и дату утверждения, заверенные печатью учреждения.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Их оформление производится на типографских бланках установленного образца.
При составлении акта особые требования предъявляются к содержанию документа (текстовой части). Содержание акта должно точно соответствовать фактам, лично установленным членами комиссии. Поэтому прежде чем приступать к их описанию, члены комиссии обязаны тщательно проверить и обстоятельно изучить те факты, действия или события, которые подлежат описанию в акте.
Члены комиссии несут ответственность за правильность удостоверяемых ими фактов, действий или событий. Если мнение члена комиссии не совпадает с содержанием акта, он перед своей подписью делает об этом оговорку и на отдельном листе, прилагаемом к акту, излагает свое мнение.
Количество экземпляров акта определяется в зависимости от их назначения, причем учитывают необходимость приобщения документа к бухгалтерским записям и представления в другие организации.
5.3 Деловые записки: виды цель и порядок составления
Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные.
Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения (рис.5).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передается записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Докладные записки имеют важное значение для контроля за выполнением поручений и заданий. В то же время они являются одной из форм проявления инициативы работников, направленной на совершенствование работы предприятия. Поэтому материалы докладных записок выносятся на обсуждение производственных совещаний, а также широко используются руководством предприятия для издания приказов, распоряжений, постановки вопросов перед вышестоящими организациями.
Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.
Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.
Служебные записки, как и докладные, пишутся на бланках учреждения с соблюдением тех же реквизитов, что и в докладных.
Следует отметить, что служебные записки не должны подменять живой организационной работы. Их применение оправдано только в тех случаях, когда требуется наличие письменного документа.
Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных записок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документах.
Объяснительные записки требуются также к бухгалтерскому балансу при представлении его в вышестоящую организацию. Состоит она из двух частей — оперативной и бухгалтерской.
| Т.П.Ф.»МАЯК» Коммерческий отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2001 О командировании старшего специалиста Гаврина И.К. ТЕКСТ Начальник коммерческого отдела Подпись В дело 01-05 Дата Подпись | Директору фирмы Иванову А.В. Резолюция руководителя В.Г.Вахов |
Рисунок 5 - Образец докладной записки
В оперативную часть включаются данные о состоянии торговой сети, реализации товаров за отчетный период, издержках обращения, реализованных торговых скидках, численности работников, накоплениях и др.
В бухгалтерской части объяснительной записки перечисляются предприятия, включенные в сводный баланс, и приводятся данные об инвентаризации ценностей, контрольно-ревизионной работе и др.
5.4 Телеграммы: назначение, виды и порядок оформления
К справочно-информационным документам относятся телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от писем способом передачи информации.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передастся на телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращённо: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросителъпый знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр). Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой — обычным шрифтом.
Для оперативного решения служебных вопросов с предприятиями и организациями в необходимых случаях передаются телефонограммы.
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.
Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
наименование предприятия отправителя телефонограммы;
наименование предприятия получателя;
наименование вида документа;
дата и время передачи;
текст;
указание должностей и фамилию, имя, отчество лиц, передавших и принявших телефонограмму;
номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму.
Телефонограмма составляется секретарем-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.
Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.
Телефонограмма после составления должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список этих адресатов и номеров их телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать название своего предприятия и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.
При приеме необходимо записать: название предприятия и номер телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, передавших и подписавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст документа передающему лицу. При этом повторил все знаки препинания.
В практике работы иностранных компаний успешно используется специальный журнал для записи телефонограмм. Листы в таком журнале расположены «попарно» (основной лист и лист с копировальным слоем). Основной лист поделен на две или три части для удобства их отрыва. При приеме телефонограмма записывается на основном и одновременно на копировальном листе. Основной лист отрывается и передается руководителю для ознакомления, а копия остается в журнале и используется секретарем в случае потери основного листа для напоминания, справочной работы и т.п.
