Подготовка документов к временному хранению

Подготовка документов к временному хранению и использованию включает экспертизу научно-исторической, социально-культурной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственный архив учреждения.

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, которая определяет научно-историческое, социально-культурное, практическое и иное значение документов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя учреждения в составе 3-5 человек под председательством одного из руководящих работников. Она руководствуется в работе действующими правилами, инструкциями, указаниями вышестоящих архивных организаций по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел. Экспертная комиссия:

• рассматривает проекты номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

• организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

• рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения, выносит решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива учреждения. Заседания экспертной комиссии протоколируются.

Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством учреждения. Уничтожение документов, включенных в акт, осуществляется с помощью специальных машин и только после передачи документов, подлежащих хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки документов в дело составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы документов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Внутренняя опись составляется для дел постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых неполностью раскрывают их содержание.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива. Указанные описи представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

• качество подшивки или переплета;

• нумерация листов дела;

• наличие внутренней описи дела (при необходимости) и правильность ее оформления;

• наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения. Она составляется в двух экземплярах, один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Заве­дующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждения: для центральных органов - 15; областных - 10; районных и городских - 5; материалы по личному составу — 75; записи актов гражданского состояния — 75 лет. По истечении этих сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива учреждения в Государственный архив на постоянное хранение.