double arrow

Механизация и автоматизация работы с документами


Одним из способов повышения эффективности управленческого труда является внедрение прогрессивных технологических средств в документа-ционные процессы, большая часть которых носит технический характер и легко поддается разбиению на более простые операции, что является обязательной предпосылкой для механизации работы с документами.

Целью механизации и автоматизации работы с документами является повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации; усиление контроля исполнения, рационализация, сокращение количества документов.

Механизация и автоматизация работы с документами производится комплексно, для всей последовательности операций по подготовке документов, их копированию и оперативному размножению, экспедиционной обработке и транспортировке, поиску, контролю исполнения и оперативному хранению. Механизация является обязательным условием работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу для решения различных задач управления и при наличии следующих условий:




• количество обрабатываемых документов должно быть не меньше 20 000 в год;

• количество абонентов автоматизированной системы - не менее 5;

• количество запросов в систему — не менее 10 в день.

Механизация и автоматизация работы с документами должна осуществляться на основе упорядоченной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, унификации и сокращения количества форм документов, исходя из действующих нормативных актов.

В первую очередь механизации подлежат операции, характеризующиеся значительным количеством повторяющихся элементов и отсутствием зависимости как от уровня управления и видов управленческого объекта, так и от реализуемой функции.

Состав комплекта технических средств зависит от конкретных условий работы с документами (организационной структуры, количества документов, степени централизации работ с документами, от совместимости с другими средствами организационной и вычислительной техники).

Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводстве используется оргтехника, которая классифицируются на средства:

• копирования и оперативного размножения документов (средства репрографии и оперативной полиграфии);

• составления и изготовления текстовых документов (пишущие машинки и компьютеры);

• экспедиционной обработки документов (конвертовскрыватели, нумераторы-датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные и пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг);



· поиска, хранения и пересылки документов (хранения — различные шкафы, стеллажи, а также настольные, стационарные, механизированные, плоские картотеки);

• административно-управленческой связи (радиосвязь - радиотелефон, пейджер, автоответчик; внутриофисная связь; телеконференции; телеграф; телекс; телетайп; телефакс; электронная почта).

Автоматизированная подготовка документов заключается в передаче электронной машине операции подготовки первоначального текста документа, его корректировке, редактировании, согласование на машинном носителе, без промежуточного выноса текста на бумагу, при помощи вывода текста на дисплей.

Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. ИПС строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть увеличен. В автоматизированной ИПС используются коды государственного классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ). При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.







Сейчас читают про: