Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременного доведения документов до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.
Ответственность за организацию контроля по своевременному исполнению документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство организации и руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа.
Обязательному контролю подлежат:
• нормативно-правовые акты, устанавливаемые законодательными и исполнительными органами Республики Беларусь;
• приказы, распоряжения, нормативные акты организации;
• запросы, поставленные перед вышестоящими органами;
• предложения, заявления и жалобы граждан.
|
|
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола) с обязательным проставлением отметки о контроле. Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу по получении документа исполнителем или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается не исполненным в срок.
Отметка о контроле содержит букву «К» или слово «Контроль» и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской на левом поле документа.
Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации документов, где проставляется отметка о принятии документа на контроль, о ходе и завершении его исполнения.
Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения (предварительный), которому подлежат документы, имеющие индивидуальный срок исполнения, и после истечения срока исполнения (последующий), которому подлежат документы, имеющие типовой срок исполнения.
В организациях с большим документооборотом применяются контрольные карточки учета исполнения документов, которые оформляются в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с документом направляется исполнителю, а другой экземпляр хранится в контрольной картотеке согласно установленным срокам исполнения документов, по которой и осуществляется контроль.
|
|
Снятие документа с контроля производится только после его окончательного исполнения и при наличии отметки о направлении его в дело. Основанием для снятия документа может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказе и др. При отсутствии документа, подтверждающего его исполнение, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается и в контрольной карточке. Контрольная карточка по исполненному документу хранится для справочной работы 1 год.