2014-02-13
1387
Порядок работы с исходящими документами
Все исходящие документы в ходе подготовки проходят следующие стадии обработки:
• подготовка проекта документа и его печать;
• согласование проекта;
• рассмотрение руководством и подписание документа;
• регистрация;
• передача на отправку.
Регистрации подлежат документы, являющиеся ответами на поступившую корреспонденцию, и документы инициативного характера после их подписания первым руководителем или одним из его заместителей.
Регистрационный индекс исходящего документа включает индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется исполнителем документа), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа). Например, 09-04/731 расшифровывается так: 09 - индекс структурного подразделения, 04 - индекс дела по номенклатуре дел, где будет храниться копия отправленного документа, а 731 - порядковый номер регистрации документа.
|
|
|
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы подлежат отправке в первую очередь. На документах-ответах проставляется номер и дата входящего документа-запроса.
Документы отправляет ответственное за это лицо, которое проверяет правильность их оформления: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки в двух экземплярах, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Один экземпляр описи со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
Документы, поступившие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы, оформленные должным образом, отправляются немедленно.
Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель, рассматривая документ, должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе, исполнитель и срок исполнения которой могут явиться основанием для постановки документа на контроль.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.
|
|
|
Документ с резолюцией передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нем проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшивается в дело.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, которые определяет руководитель (если срок не указан - не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:
• предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;
• письма рассматриваются в течение 10 дней;
• телеграммы — 10 дней, требующие срочного решения - до 2 дней;
• организационно-распорядительные документы - согласно указанному в них сроку.
