Унификация и стандартизация документов

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документы, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов.

Унификация – это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

На основании процесса унификации создаются унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Основным методом оптимизации процессов управления и совершенствования документации наряду с унификацией, является и стандартизация. Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. На практике процесс стандартизации находит свое отражение в Государственных стандартах.

2.5. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяют на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы в зависимости от содержания разделяют на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор валют (ОКВ)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти (ОКОГУ)

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: