Назначение и состав справочно-информационной документации

Система справочно-информационной документации

Указание

— это правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопро­сам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержа­ния указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением рек­визитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно. Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Текст указания в большинстве случаев имеет две части: конста­тирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части яв­ляется пункт о контроле за исполнением указания.

Контрольные вопросы:

1. Каково основное назначение распорядительных документов?

2. Из чего складывается процедура издания распорядительных документов?

3. В чем заключаются положительные и отрицательные моменты при издании распорядительных документов в условиях коллегиальности? В условии единоличного принятия решений?

4. Каковы особенности составления приказов по основной деятельности? По личному составу?

ТЕМА 7

План:

7.1. Назначение и состав справочно-информационной документации

7.2. Составление и оформление справочно-информационных документов

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в раз­личных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные реше­ния, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подраз­деления, от руководителя подразделения к руководителю организа­ции, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: доклад­ная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложе­ние, представление, заявление, все разновидности переписки, про­токол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содер­жанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефо­нограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информаци­онного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основ­ных вида: почтовая связь и электросвязь.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).