Понятие документооборота и его основные этапы

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ТЕМА 10

План:

10.1. Понятие документооборота и его основные этапы

10.2. Виды документопотоков

10.3. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

10.4. Предварительное рассмотрение документов

10.5. Организация рационального движения документов внутри организации

10.6. Обработка исполненных и отправляемых документов

10.7. Регистрация и индексация документов

10.8. Исполнение документов

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носи­телей, а также - производстве документной информации и официальных документов, пред­назначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения еди­ных методических приемов и правил.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию лич­ной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, и том числе и ГСДОУ, исходя из прагматических соображений рассматри­вают в качестве объекта регулирования только документооборот ор­ганизации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до за­вершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел):

экспедиционная обработка документов, поступающих в органи­зацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

организация рационального движения документов внутри орга­низации;

экспедиционная обработка исполненных и отправляемых доку­ментов.