Виды Документопотоков

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспеди­цией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкрет­ных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

· распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

· акты и справки проведения вневедомственных проверок;

· статистическая отчетность;

· письма-запросы о деятельности организации;

· письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

· материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприя­тий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудо­вые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные техноло­гии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами органи­зационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу ин­формации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обра­ботки и прохождения документации.

10.3. Экспедиционная обработка документов,

поступающих в организацию

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Более предпочтительной справедливо считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это поз­воляет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курь­ерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудника­ми организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся кор­респонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциаль­ная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.

В нерабочее время при наличии дежурных работников экспеди­ционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции, прежде всего, должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Оши­бочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть от­правлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреж­дения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при неком­плекте документов на машинных носителях.

Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отпра­вителя (но они есть на упаковке);

· в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

· получена доплатная корреспонденция;

· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистраци­онные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, теле­грамм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.

Нумерация корреспонденции ведется отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних доку­ментов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол перво­го листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступ­ления и дата получения, по желанию организации дополняемые под­писью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.