Электронное сообщение

Телефонограмма

— это обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходя­щий, регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наи­менование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписы­вается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилага­ется список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специ­альные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записы­вается в журнал.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застеногра­фирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

— это документ, переданный «электрон­ной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому при­сваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описы­вает место (компьютер или локальную систему), где этот электрон­ный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точ­ками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «гu» — Россия), предпоследний обозначает город (nsk - Новосибирск) или организацию внутри страны и т. д.

Контрольные вопросы:

1. Каково назначение деловой корреспонденции?

2. Каковы особенности документов, относящихся к деловой корреспонденции?

3. Назовите разновидности деловых писем.

4. Какие документы, кроме деловых писем составляют деловую корреспонденцию предприятия?