Обработка исполненных и отправляемых документов

Внутри организации

Организация рационального движения документов

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из од­ного подразделения в другое через службу ДОУ — чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным ин­формированием службы ДОУ о местонахождении документа. В обо­их случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесе­ны изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, на­пример через лицо, ответственное за документационное обеспече­ние в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить график сро­ков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по со­гласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомле­ния с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления до­кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу­ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­на разработка технологических инструкций (схем), в которых в на­глядной графической форме определена последовательность подго­товки проектов наиболее распространенных документов, их согла­сования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должност­ных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформлен­ные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного докумен­та исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть провере­но возвращение для подшивки вдело вместе с копией инициативно­го документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими Правилами оказания услуг почтовой' связи и должна про­водиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Обязатель­ная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основа­ниях.