Деловые письма

ВИДОВОЙ СОСТАВ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Циркулярные письма - высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

Письмо-запрос - в нем покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

Гарантийные письма - направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Р. предполагает письмо-ответ на Р.

Сопроводительное письмо - составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. С.П. является также средством контроля движения документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение - высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Такое письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письмо-извещение - в них что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов "На Ваш запрос сообщаем…", "Извещаем Вас…".

Письмо-напоминание - направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письме содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-просьба излагает какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Информационное письмо - это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи секретаря.

Письмо-приглашение - может адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо - содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Частное письмо - в них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По месту составления - внешние и внутренние; внутренние - на входящие и исходящие.

По стадиям подготовки: черновики, проекты, подлинники

По способу фиксации информации: рукописные, машинописные, типографские, электронные, подготовленные на множительных аппаратах

Примеры деловых писем представлены в Разделе 5 настоящего учебно-методического комплекса.

9.2.2. Телеграмма (телетайпограмма)

— это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с осо­бым способом передачи текста - по телеграфной сети общего поль­зования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на од­ной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заго­ловок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помешается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагает­ся список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями зна­ков препинания: точка— «тчк», запятая — «зпт», двоеточие — «двтч», кавычки — «квч», скобки — «скб», номер — «нр».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами — соответствен­но «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен за­канчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистра­ционный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предло­жения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается бо­лее коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информа­цию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без пе­реноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух ма­шинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

9.2.3. Факсограмма (телефакс, факс)

— это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобрази­тельного), переданного по каналам факсимильной связи (при помо­щи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь равно­значна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бу­мажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном но­сителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в со­ответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального но­сителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.