Предварительное рассмотрение документов

Следующий этап прохождения поступающих в организацию до­кументов в большей степени зависит от всей постановки документа­ционного обеспечения. Основное его значение — оперативное полу­чение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохож­дения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

· для обязательного рассмотрения руководством организации в со­ответствии с распределением обязанностей;

· не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру ор­ганизации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, тре­бующих обязательного рассмотрения руководством; перечня долж­ностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общест­венной организации в жизни общества;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сло­жившихся правил ведения переписки и по другим причинам значи­тельную часть корреспонденции могут составлять документы по во­просам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии пред­варительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоя­щих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, из­бежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответ­ственного исполнения:

· не задерживать документы, а тем более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рас­смотрения документы должны в строго обусловленное время;

· не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций - документы должны быть пе­реданы для их экспедиционной обработки и регистрации;

· служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ оп­ределен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего ин­формирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов);

· при необходимости использования документа в будущем для руко­водителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнитель­ных копий проходящих через руководителя документов свидетельст­вует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточ­ками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ по­зволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

В учреждениях, в которых документы рассматриваются несколь­кими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформиро­вана о местонахождении каждого документа, целесообразно исполь­зовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную ин­формационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспе­чения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизвод­ственной практике получила название «переметка».

После введения в информационно-поисковую систему всех не­обходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких ис­полнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходи­мость размножения документа для его исполнения и количество ко­пий определяется лицом, организующим исполнение.

При внедрении автоматизированной системы регистрации доку­ментов и автоматизации рабочих мест должен, быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютер­ную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетво­рительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего доку­мента предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.