Документной информации

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ТЕМА 11

План:

11.1. Определение ценности документов и документной информации

11.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел

11.3. Составление заголовков дел

11.4. Установление сроков хранения дел

11.5. Хранение документов и формирование дел

11.1. Определение ценности документов

и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

· документирование, понимаемое как особыми способами удосто­веренная фиксация информации на различных носителях;

· использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций;

· хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержа­щие нормативную базу и основные вехи становления и развития ор­ганизации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические до­стижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, ма­териальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотруд­никах, выпускниках учебных заведений и т. д., имеют социальное зна­чение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но, в ко­нечном счете, утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач систе­мы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе уп­равления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение фор­мы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за испол­нением документов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценно­сти документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инст­рукций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комис­сий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом раз­работан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функ­циональных групп документов:

· изобретений и открытий;

· документов с повторяющейся информацией;

· научно-технической документации;

· производственных автоматизированных систем управления;

· редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования доку­ментов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, зна­чение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность кон­кретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необ­ходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономи­ческая эффективность, социальная значимость, комплектность и пол­нота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и фор­мируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокуп­ности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

· должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;

· должностное лицо, ответственное за архив организации;

· специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;

· специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экс­пертной комиссии — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

· ежегодно составляемая номенклатура дел;

· описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

· акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;

· комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на не­бумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей надела постоянного хранения и полич­ному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организа­циях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

11.2. Общие требования к систематизации

документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой системати­зированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста­новленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государствен­ных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) ис­полненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел.

Номенклатура дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в каче­стве учетного документа для дел временного (до 10 лет включитель­но) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т. е. классификационная основа номенклату­ры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с од­нотипным характером деятельности и составом документации. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т. д. (в дальнейшем — организаций).

Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного Фонда России. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчиненных организаций, дублетность может быть выявлена уже при составлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номен­клатуре делается отметка, от какой конкретно организации будет при­ниматься на хранение данная категория документов.

Особенно целесообразно составление примерных (типовых) но­менклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая — выборочного при­ема документов в состав государственной части Архивного Фонда России. Например, подобный ряд номенклатур может быть состав­лен для областных и районных (муниципальных) организаций — школ, финансовых органов, органов статистики и др. Таким образом, примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизиро­вать типовой и ведомственные Перечни документов... с указанием сро­ков их хранения.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая но­менклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел устанав­ливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Госу­дарственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласо­ваны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильно­сти функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно — для организаций районного звена и ниже.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подраз­делений организации. В структурных подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организаций и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные клас­сификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомст­венный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долго­временного хранения, документы, характеризующие основную де­ятельность организации. В нее также включаются документы обще­ственных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т. д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с гри­фом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенкла­тура дел.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действу­ющих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее дея­тельности. В номенклатуру включаются также незаконченные дело­производственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все спра­вочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно — новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводст­венный год составляется в третьем-четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

Номенклатура дел организации согласовывается ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с ЭПК соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и пе­реутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При от­сутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В том случае, если организации имеют сезонный харак­тер деятельности - экспедиции, театры, учебные заведения и др., делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел насле­дующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить сле­дующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива совместно с ответственными за делопроиз­водство в структурных подразделениях анализируют разделы номен­клатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса докумен­тов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определя­ется необходимость ее корректировки.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом коли­честве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учет­ного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр оста­ется после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все эк­земпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласо­ванию с соответствующими органами архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел но­менклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организа­ций, не передающих документы на хранение в государственные ар­хивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоя­щей организации.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответ­ствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядитель­ная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в норматив­ных документах (утвержденная структура, структура и штатная чис­ленность). Например: служба документационного обеспечения, пла­новый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организа­ции классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т. е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно простав­ляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т. д.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс кон­кретного дела состоит из индекса структурного подразделения и по­рядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2,..., 01-12,...,02-1, 02-2,..., 02-35 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименова­ния дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации — фондообразователя.

Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в ко­торых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего ру­ководства, коллегиального органа и т. д.

Целесообразно использовать единую последовательность распо­ложения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной ор­ганизации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирова­ние томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными Перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней про­ставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о со­трудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т. п. Использование графы «Примечание» повышает качест­во и эффективность номенклатуры дел.

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.