Общие требования к формированию дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

· расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

· оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае — всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов ор­ганов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных де­лах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сро­ки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они отно­сятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в само­стоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не вклю­чаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие ва­рианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы, копии, которые име­ют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основ­ному документу.

Каждый документ, помещенный вдело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандар­тов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка докумен­тов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «и дело №..., дата и подпись исполнителя» — в соответствии с номенк­латурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшив­ка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину, Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последова­тельности. От выбранной последовательности расположения докумен­тов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно доку­менты внутри дела располагаются в хронологической последователь­ности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядко­вым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда до­кумент-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независи­мо от даты их утверждения или составления присоединяются к соот­ветствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в доку­менте делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последователь­ности. В таком порядке, например, располагаются предложения, за­явления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступа­ющие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке на­званий предприятий), и другие документы.