Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех до­кументах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с после­дующим внесением необходимых сведений о документе в регистра­ционную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юри­дической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не под­твержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль испол­нения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все доку­менты, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и исполь­зования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомст­венных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день по­ступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения и другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная документация — в учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистра­ционных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом до­кумента и используется также для целей учета. Дополнения к поряд­ковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), слу­жит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет мес­то хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например, номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (све­дения), которые вносятся при первичной регистрации или заполня­ются в процессе исполнения документа.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные вход­ные формы: регистрационно-контрольные карточки, экранные фор­мы (РКК), регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркиро­вальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и ме­ханизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для доку­ментов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т. д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позво­лит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в ма­шинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т. д., через прозрачный трафарет.

Применение копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации — составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредст­венно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода, например сканера. Одновременно может изго­тавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают опера­тивный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-спра­вочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификаци­онные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных до­кументов. Карточки в этой части картотеки могут систематизировать­ся по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, кон­троля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повыше­ния эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых реко­мендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимо­сти от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутри­системного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопро­сов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется ин­формация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поис­ковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регла­ментированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем, необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информаци­онных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных информационно-поисковых систем в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однознач­ного толкования: