Исполнение документов

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэто­му не рекомендуется передавать документы исполнителям без ве­дома руководителя структурного подразделения.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести ме­сяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточ­ного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их служ­бе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля ис­полнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 295 01.02

с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С.

На совещании будет присутствовать

ведущий специалист Антонов Н.П.

2000.08.26. Личная подпись.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект
ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен
учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на ре­гистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в ко­торое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о на­правлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистра­ции документа организует его размножение (без указания «копия»).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполни­теля, закрепленные за ним документы, по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другим исполнителям с обя­зательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, от­ветственный исполнитель, указанный первым в пункте распоряди­тельного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответ­ственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всех исполнителей (например, конфи­денциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о вре­мени его поступления к исполнителю, датах промежуточного ис­полнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему долж­на быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и соци­альной информации, номенклатурой дел, информационными ресур­сами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводст­ву, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до ком­пьютера), множительной техникой и т. д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «Сроч­но», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку» с ука­занием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необхо­димости в папке «На исполнение» делаются прокладки с обозначе­нием сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

Контрольные вопросы:

1. Охарактеризуйте процесс документооборота и его основных этапов.

2. Что включает в себя предварительное рассмотрение документов?

3. Что подразумевается под «рациональным движением документов»?

4. Что такое исполнение документов?